Introducción a GTD – Conceptos Básicos

El trabajo del conocimiento es muy distinto al tradicional. Durante el siglo XX la mayoría de las actividades laborales eran estables, se conocía el qué se debía hacer y el cuándo estaba terminado. Hoy no. Cuando nos enfrentamos a una tarea lo primero que debemos hacer es definir lo que se debe hacer y colocar indicadores de cuándo se ha terminado. No viene en piloto automático.

Nos bombardean con tareas por realizar, reuniones por asistir, proyectos que acabar y el e-mail que parece un flujo constante de información. Confiamos en nuestra memoria, elegimos mal, nos atrasamos y terminamos la jornada laboral cansados y sintiendo que no avanzamos absolutamente nada.

Hoy tenemos más cosas que hacer que tiempo disponible para hacerlas. Es nuestra dura realidad y debemos acostumbrarnos a dejar cosas sin hacer. La mayoría de las metodologías de gestión del tiempo, productividad personal y un largo etc., hoy no están funcionando porque la naturaleza de nuestro trabajo ha cambiado. Vivimos en un mundo complejo y vertiginoso, nada es estable por mucho tiempo, si algo es urgente ahora, puede que en una hora más no lo sea.

¿Qué podemos hacer? La respuesta simple y me imagino que es la que esperas según el título de este artículo: Usar GTD. Amigos es un gran punto de partida, pero no es la panacea. No creas que todos tus problemas desaparecerán por arte de magia.  Lo que sí te puedo asegurar es que si usas GTD podrás elegir qué bombas desactivar y sabrás cuáles estallarán, porque si estallarán. La gran diferencia con esta metodología es que podrás elegir objetivamente que bomba no desactivar, porque es la de menor impacto en tus objetivos. Avanzarás en tus proyectos, controlarás el estrés, tomarás mejores decisiones y vivirás una vida mejor.

¿Qué es Getting Things Dones (GTD)? Es una metodología y es una filosofía. Está basada en hábitos productivos que te permitirán controlar tu vida. Su creador es David Allen, quien durante años analizó la información que se había escrito hasta la fecha sobre productividad personal y verificó cuáles daban o no resultado. Pero no se quedó ahí, sino que estudió a personas de varias compañías del mundo que se caracterizaban por tener una productividad mayor a la media. Así que observó qué hacían o qué no hacían.

GTD es sencillo. Sus hábitos productivos son sencillos y concretos. Lo complejo de implementar GTD no está en GTD, sino en tus costumbres. Debemos cambiar de actitud, vencer la incomodidad de aprender algo nuevo y de ser proactivos en controlar nuestra vida.

¿Qué nos entrega GTD?

  • Un conjunto de hábitos productivos concretos que puedes aprender. No necesitas ser un experto o con alguna vocación innata. GTD puede ser usado por cualquier persona, sin importar qué profesión tenga o en qué industria se mueva.
  • Un sistema de gestión de nuestros compromisos sin depender de nuestra memoria.
  • Nos permite sentirnos bien con las cosas que hacemos y con aquellas que dejamos de hacer.
  • Nos proporciona recursos para decidir mejor. Entregando un inventario actualizado de manera permanente de todo lo que debemos hacer e incorpora un proceso de toma de decisiones sistémico y objetivo.
  • Nos permite desarrollar el hábito de hacer lo que debemos hacer en el momento adecuado. Dimensionando el trabajo para que sea más fácil empezarlo y terminarlo.

¿Cuáles son sus pasos? GTD posee diversos hábitos. Cuando uno recién comienza con esta metodología, es recomendable estudiar y practicar los hábitos que describiremos a continuación, con el fin de dar pronta solución a los problemas que nos vemos enfrentados. Pero al avanzar y asimilar los conceptos básicos, es preciso continuar con otros hábitos y que en su conjunto nos permitirá obtener una vida plena.

GTD propone un método de 5 pasos:

  1. Recopilar o Capturar: consiste en sacar cosas de nuestra cabeza, sin pensar, sin tomar decisiones sobre ellas en este momento y dejarlas en contenedores específicos llamados bandejas de entrada.
  2. Procesar o Aclarar: consiste en vaciar las bandejas de entrada a través una serie de preguntas, las cuales nos ayudan a transformar las cosas de nuestra cabeza, identificando en ellas el significado y grado de compromiso que tienen para nosotros. Con esta información tomar la decisión de qué hacer o no hacer al respecto.
  3. Organizar: consiste simplemente en depositar en contenedores específicos los resultados de las decisiones tomadas en el paso anterior.
  4. Evaluar o Reflexionar: consiste en revisar el sistema, con diferentes niveles de frecuencia e intensidad, para tomar buenas decisiones, mantener la fiabilidad del sistema y ganar perspectiva.
  5. Hacer: la productividad personal se demuestra haciendo. Si no haces no produces.  Pero este accionar no consiste en hacer muchas cosas, sino en hacer de manera eficiente las cosas que hay que hacer.

Espero que sea de utilidad esta pequeña introducción a GTD. Es un largo camino, el cual no está exento de fracasos. Pero no quiero finalizar estas líneas sin mencionar a grandes maestros de la productividad en español. Los he seguido por varios años, he leído sus artículos y los he puesto en práctica. Tienen un montón de recursos útiles sobre la metodología y otros temas relacionados y de interés. Te servirán.

No están escritos bajo ningún orden o clasificación. Inscríbete en sus respectivos blogs, no te arrepentirás.

(Apuntes basado en libro “Productividad personal – Jose Miguel Bolivar”) 

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