GTD – Paso 1 – Recopilar o capturar

Es el primer hábito de Getting Things Done (GTD).  Consiste en agrupar todo lo que aparece a nuestro alrededor en contenedores llamados bandejas de entrada. Llamadas telefónicas perdidas, mensajes recibidos, lo que nos solicitan hacer otras personas o alguna idea que se nos ocurre en el camino.

Obviamente hay bandejas de entrada automáticas que capturan sin nuestra intervención. Ejemplo de ésto son los mensajes de correo electrónico, que llegan sin mediación nuestra a la bandeja de entrada del gestor de correo. Nos centraremos en la captura manual, porque exige un cambio en cómo hacemos las cosas. Es un hábito sencillo, pero es muy habitual ejecutarlo mal e incluso lo mezclamos con los dos pasos siguientes de GTD.

Cuando se nos dice “recopilar” o “capturar” solo debemos hacer eso. Nada más. Tomamos una cosa que está en nuestra cabeza, la sacamos y la depositamos en un contenedor. Sin análisis y sin decisiones. Solo son cosas. Tiempo vendrá en el siguiente paso de GTD, para transformar esas “cosas” y darles un significado.

Un consejo práctico que he leído en varios blogs: Cuando recopiles no uses verbos. Un verbo expresa una acción y exige que pensemos en cuál es el mejor. Aquí no pensamos, solo capturamos. Fíjate: es distinto anotar “hora dentista” que “pedir hora dentista”.

También es práctico no aplicar ningún tipo de filtro, como nivel de importancia. Si tienes que decidir si una cosa es importante o no, estás pensando y ya sabes de qué se trata este paso.

Cuando uno habla de “bandeja de entrada” nos referimos solo a un contenedor. En él se dejan cosas de manera temporal y se vacía con cierta regularidad. En GTD deben cumplir con lo siguiente:

  • Solo contienen cosas. No hay tareas, no hay recordatorios o información.
  • Se almacena por un período corto de tiempo. No es un archivo, lista de tarea o una agenda.
  • Tiene que ser vaciadas de manera frecuente y por completo. No pueden quedar sin vaciar.

Ejemplos hay muchos. Casillas de email, lista llamadas perdidas, mensajes de texto, redes sociales, Whatsapp u otro parecido. Mesas, muebles, bolsillos, carteras. En general cualquier sitio que se acumulen o dejes cosas.

Para implementar bien este paso debes conocer tus bandejas de entrada. Es la única manera que mantengas el control de las cosas. Identifícalas y luego pregunta:

  • ¿Puedo eliminar alguna? ¿Existe alguna que es redundante o me exige pasos extra para capturar?
  • ¿Necesito una bandeja de entrada más?¿Tengo todas las suficientes para capturar en todo momento y lugar (incluso cuando camino en la calle)?

No hay un número óptimo de bandejas de entrada. Depende de cada uno. Pero debes asegurar que tienes todas las necesarias y que te permiten capturar de manera rápida, sencilla, en cualquier momento y lugar.

Recuerda: Capturar es sacar cosas de tu cabeza, sin pensar, sin tomar decisiones. Déjalas en un contenedor temporal y luego en el siguiente paso de GTD analizaremos qué hacer con ellas.

(Apuntes basado en libro “Productividad personal – Jose Miguel Bolivar”) 

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