GTD – Paso 2 – Procesar o aclarar

En el trabajo del conocimiento la tarea debe ser definida. Debemos responder: ¿Qué es? ¿Qué hay que hacer? ¿Cuándo necesito hacerla? ¿Qué necesito para hacerla? Tenemos que transformar las cosas, aquellas que capturamos sin pensar y sin decidir en el paso uno del método, en algo evidente, que tenga un significado concreto para nosotros.

Procesar o aclarar es sacar de la bandeja de entrada una cosa y convertirla en acción o proyecto con la que podamos trabajar. Ahora debemos pensar y decidir. GTD nos entrega un proceso estructurado y criterios objetivos, lo cual nos facilita la toma de decisiones.

El flujo del proceso es el siguiente y pertenece a un trabajo de José Miguel Bolívar , quien no modificó lo creado por David Allen (el flujo es el mismo que se usa en GTD), pero con más vitaminas a lo expuesto por Allen. Si deseas obtenerlo en tamaño original descárgalo aquí.

modelo_gtd

¿Qué tenemos que hacer? Tomar una “cosa” de la bandeja de entrada y recorrer el flujo en el orden indicado. Considera lo siguiente:

  • El objetivo de este paso, es vaciar la bandeja de entrada transformando su contenido. Es pensar y decidir.
  • Procesar las cosas de las bandejas de entrada con el orden que tienen. Aquí no se trata de usar algún criterio o nivel de importancia que puedan tener las cosas. Sácalas una en una, como vengan.
  • Las cosas que salen de la bandeja de entrada no vuelven a entrar.
  • Sigue el flujo a pesar que puedas pensar distinto. Se humilde.

Analicemos (un poco) en detalle el proceso:

  • Buscar significado que tiene. Al sacar una cosa de la bandeja de entrada debemos responder ¿Qué es? ¿Qué significado tiene para mí? A veces resulta fácil, porque si la “cosa” es la factura de la luz, la respuesta es obvia. Pero otras veces no es tan fácil, así por ejemplo: si llega un correo de un amigo preguntando mi opinión sobre su trabajo, no es correcto responder “es un email”. Debe ser concreto y claro. Es mejor expresarla como “es un email de mi amigo Arturo que desea mi opinión sobre el trabajo X que está desarrollando”.
  • ¿Requiere acción? Por defecto la respuesta debe ser NO. O bien debe cumplir:

a) La “cosa” tiene una fecha objetiva. En ese caso siempre requiere acción.

b) Si no hago nada con esa “cosa” puedo tener consecuencias indeseables en los próximos días. Requiere acción, pero si los efectos nocivos se producen a mediano o largo plazo, no requiere acción inmediata, por lo menos ahora.

c) Si la “cosa” posee mi compromiso firme e irrevocable de hacer algo en los próximos días, entonces requiere acción. Si el plazo es más largo, entonces no requiere acción inmediata.

  • Si la “cosa” no requiere acción ¿Me puede servir? Si la respuesta es No, entonces eliminarla. Pero si la respuesta es Sí, debes preguntar ¿Para qué te podría servir? ¿Imaginas algún escenario útil? Si es así consérvala.
  • Archivar es guardar “cosas” que podrían ser útiles, pero no depende de uno si las vuelve a utilizar.  Pertenece a un factor externo. Un ejemplo claro es la “póliza de seguro de tu televisor”. Si se daña, deberás sacar y usar tu póliza. No antes, ni por que tú quieras.
  • Incubar es guardar “cosas” que podrían ser útiles si tú lo decides. Son cosas que requieren acción en algún momento determinado y debo revisarlas. La diferencia de incubar en Lista “Algún día tal vez” o “Esta semana No” (concepto acuñado por José Miguel Bolívar), es la frecuencia de revisión.

Antes de seguir el flujo del método aclaremos ¿Qué es un proyecto en GTD? Es alcanzar un resultado a través de varios pasos hasta completarlo. Incluso si tiene solo dos pasos. Aquí surgen dos conceptos “acción” y “próxima acción”. Una acción es cualquier paso de un proyecto que puedo completar de inmediato o no. Próxima acción es cualquier acción que puedo completar ya, que forma parte de un proyecto o es una acción aislada.

Continuemos….

  • Si la respuesta es Sí a la pregunta ¿Requiere acción?, nos preguntamos si es una o más de una. ¿Es una acción aislada o se requieren varios pasos? Si es única continuamos. Si es más de una, debemos dejar constancia del proyecto y su próxima acción para continuar.
  • ¿Lo puede hacer otra persona? Aquí no se pregunta si nos gustaría, si la persona es de confianza o si merece la pena. Simplemente es: “la próxima acción la realizará otra persona que no eres tú”. Si existe la más mínima posibilidad de delegar, hacerlo.
  • ¿Me demoro más en organizarlo? Concuerdo con José Miguel Bolívar y Jerónimo Sánchez, cuando indican que al principio, cuando recién comenzamos con GTD, no nos hagamos esta pregunta y sigamos con el flujo. ¿Por qué? Esta es la famosa regla de los dos minutos y puede tener efectos nocivos al principio, porque este paso (Procesar o Aclarar)  es pensar y decidir y es mejor no mezclarlo con hacer. En todo caso esta regla significa que si vas a tardar más tiempo en organizar la “cosa” que hacerla, es mejor hacerla, evitando absurdos metodológicos.
  • Aplazar: es tomar un tiempo antes de hacer, dejando perfectamente todo organizado en contenedores específicos como la Agenda, Archivo de seguimiento o en contextos.

En el siguiente paso del método se analiza en mayor detalle los contenedores donde dejamos nuestras “cosas”, ahora transformadas en acciones y proyectos, de manera ordenada.

(Apuntes basado en libro “Productividad personal – Jose Miguel Bolivar”

 

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