GTD – Paso 3 – Organizar

El paso 3 del método Getting Things Dones (GTD) se encarga de depositar las cosas transformadas en contenedores específicos. Este paso debe ser realizado de manera simultánea con el paso 2, Procesar o Aclarar.  Las bandejas de entrada son los puntos de partida, donde sacamos una “cosa”, pensamos y decidimos, para luego organizarlas en algún contenedor.

Veamos algunos contenedores de acuerdo con el flujo del modelo GTD:

  • Las cosas que no requieren acción y no me van a servir las elimino. Las envío a la papelera, la cual puede ser análoga o digital.
  • La información útil, pero que no reviso hasta que algo externo me solicite hacerlo (póliza de seguro televisor cuando éste se estropea), lo archivo en un formato análogo o digital como Google Drive, Evernote, etc.
  • Si es información útil y que debo revisar cada cierto tiempo, las incubo en la Lista Algún día / tal vez. Esta lista puede ser más de una: libros por leer, lugares por visitar, películas por ver, etc.
  • El mismo caso anterior, pero la revisión debe ser realizada cada semana: las dejo en la Lista “Esta Semana No”. Este contenedor fue invento de José Miguel Bolívar, para simplificar la revisión. No todos los elementos que se incuban deben ser revisados semanalmente. De hecho resultará útil revisar “libros por leer” solo cuando acabe de terminar el libro que estoy leyendo hoy.
  • Si la “cosa” resulta ser un proyecto, es decir, requiere más de una acción para conseguir el resultado, se debe dejar en el contenedor de Proyectos. Sus próximas acciones irán al contenedor “contexto” respectivo que veremos más adelante. Destaco la importancia de tener un contenedor “Material de Referencia de proyectos”, donde dejaremos toda la información de interés para el proyecto, así como sus acciones (futuras o incluso gantt) para conseguir el resultado.
  • Si delego acciones (no las hago yo) cuyos asuntos me incumbe y debo estar atento a sus resultados, la debo organizar en el contenedor “A la Espera”.

Hasta aquí hemos organizado todo y solo nos queda ver cómo organizamos las “próximas acciones”. El criterio clave es “Fecha Objetiva”. Si tiene fecha objetiva, nos debemos preguntar si es una fecha concreta, día y hora específica, como “visitar al doctor el jueves 12 de Enero a las 16:00 hrs.”, o bien, la acción debe ser realizada antes de una fecha específica, por ejemplo “declarar mis impuestos antes del 30 de Abril”.  En estos casos llevamos la acción a un calendario o agenda.

Otra opción es que la acción debe ser hecha después de una fecha determinada y en este caso nuestro contenedor es “Archivo de seguimiento”. Ejemplo: “comprar las entradas para el concierto después del 3 de abril”. Estas acciones las vamos revisando periódicamente, pero no las vemos junto a las acciones que debemos hacer lo antes posible.

Finalmente las acciones que no tienen fecha objetiva se deben dejar en el contenedor “Lista de próximas acciones”. Esta lista no es única, sino que son varias según contexto.

¿Qué es un contexto? ¿Cómo decido “qué hacer” de manera objetiva? Para hacerlo debemos responder:

  • Qué herramientas necesito para hacer la tarea. Si debemos hacer una llamada, resulta lógico que la herramienta es el teléfono.
  • Qué circunstancia es necesaria para ejecutar la tarea. Si requiero cambiar una ampolleta en mi dormitorio, la circunstancia es que debo estar en mi casa.
  • Qué persona necesito para poder completar la tarea. Si necesito explicar algo a Luis, pues obviamente la persona es Luis.

Estos criterios: herramienta, circunstancia y persona que necesito para completar mis próximas acciones se conocen como contextos en GTD. ¿Qué ocurre si una próxima acción tiene como respuesta más de un contexto? Para responder debemos preguntarnos ¿Qué me permitirá hacerlo de manera más eficiente? Por ejemplo si una próxima acción puedo completarla enviando un email, llamando por teléfono o reuniéndome con la persona. ¿Qué es más eficiente? Dependerá del caso y debo optar por una de ellas.

¿Qué pasa si los contextos son insuficientes? Puedo optar por otros contextos o seudo-contextos como el tiempo y la energía. Los podemos combinar. De esta manera puedo tener Teléfono y poco tiempo.

No debes confundir los contextos con categorías subjetivas como personal, profesional o dónde me gustaría hacer un tipo de tareas. Un contexto siempre debe responder ¿Qué necesito?

Como ves la lista de próximas acciones es en realidad la suma de todos mis contextos.

(Apuntes basado en libro “Productividad personal – Jose Miguel Bolivar”

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