GTD – Paso 4 – Evaluar o reflexionar

Todos los pasos anteriores del método nos aseguran que nada se ha escapado de nuestra atención y que todas las cosas se han transformado, tienen un significado claro y concreto. Pero todo tiende al desorden. Llegan más cosas a nuestras bandeja de entrada, hemos completado acciones y renegociado fechas. La fiabilidad del sistema comienza a degradarse.

Este paso, evaluar o reflexionar, también podría llamarse revisar. Es considerado el más importante de todos los pasos de GTD. Si no lo hacemos o lo hacemos mal, los pasos anteriores no sirven de nada.

Cuando revisamos lo hacemos de tres formas distintas:

  • Para decidir qué hacer. Es la revisión más frecuente, porque en GTD siempre nos preguntamos ¿Ahora qué hago? La respuesta no es hacer lo primero que se nos ocurre, sino que revisamos. Es un hábito diario, habitual durante el día y orientado a la ejecución. Revisamos la Agenda/Calendario y las listas de contexto para elegir informadamente qué hacer ahora.
  • Para mantener la fiabilidad del sistema. Revisar nos permite mantener la sensación de control, sintiéndote bien con las cosas que haces y con aquellas que no haces. Son revisiones menos frecuentes, pero muchos más profundas, abarcando todo el sistema. La más conocida se conoce como “revisión semanal” y nos ayuda a tener el sistema GTD fiable.
  • Para ganar perspectiva. Lo veremos en futuros artículos.

¿Cómo hacer una revisión semanal?

Elige un día y hora en la semana, siempre el mismo. Particularmente me gusta el día viernes al final del día. Que no te de pereza, es un hábito que debes desarrollar, porque todo tu sistema GTD, su fiabilidad, está en juego.

  • Trabajo preparatorio: recopila o captura todo lo que tengas pendiente. Luego procesa o aclara todas las bandejas de entrada y organiza.
  • Revisa tu Agenda/Calendario: revisa la semana que acaba de pasar, ¿Qué acciones fueron canceladas o actualizadas? Refleja las nuevas fechas en tu calendario. Revisa tu agenda con un norte de 3 a 4 semanas para hacerte una idea de lo que viene.
  • Revisa tu archivo de seguimiento: ¿Qué acciones se activarán en los próximos días o semanas?
  • Revisa tu lista de proyectos: Debes asegurar que exista al menos una próxima acción para cada proyecto activo (en tus contextos, calendario, archivo de seguimiento, lista a la espera). No debe ocurrir que un proyecto no tenga una próxima acción. Identifícala y organízala en el contenedor que corresponda.
  • Revisa todos tus contextos: elimina las acciones completadas. Verifica que los contextos siguen siendo usables, vale decir, que la cantidad de acciones por hacer sea manejable. Estima al menos unas diez o doce próximas acciones por contexto.
  • Revisa tu lista “a la espera”: debes asegurar que refleja la situación actual y elimina las ya completadas. Si requieres puedes enviar recordatorios a las personas delegadas, porque no han respondido en un plazo prudente.
  • Revisa tu lista “esta semana no”: Todos los pasos anteriores son para revisar cosas que requieren acción. Ahora toca revisar cosas que están incubadas. ¿Cómo hacerlo? Saca una cosa de esta lista y ejecuta el flujo de GTD nuevamente, partiendo por la pregunta ¿Requiere Acción? Puede volver a incubarse o bien eliminar definitivamente.

Recuerda que necesitas tu sistema fiable, para tomar buenas decisiones y estar tranquilo por haberlas tomado.

(Apuntes basado en libro “Productividad personal – Jose Miguel Bolivar”

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