Lean y la efectividad personal

“LEAN” busca eliminar los desperdicios en todo lo que hacemos. Más que una técnica, hoy se ha transformado en una filosofía de trabajo, una manera de operar. Se puede traducir como esbelto o sin grasa, reduciendo al mínimo lo que no genera valor. Nació en una empresa manufacturera, pero con el paso de los años está abarcando a todo tipo de industrias.

Para “LEAN” un proceso es perfecto si éste no genera desperdicios.  ¿Cómo así? Un proceso sin desperdicios es aquel que tiene todo lo que necesita para ser ejecutado, se realiza solo cuando debe ser hecho (ni antes ni después), fluye de manera perfecta y se hace sin errores. Mientras menos desperdicios genera un proceso, más efectivo es en la creación de valor.

Lean ocupa 3 clasificaciones para los desperdicios:

  • Muda o innecesario: todas aquellas actividades innecesarias dentro de los procesos. Transporte, demoras, defectos, movimiento, trabajo adicional, etc.
  • Mura o falta de equilibrio: son actividades que no nos permiten trabajar de manera consistente o sin variación en lo que hacemos.
  • Muri o absurdo: se refiere al uso poco razonable de personas, equipos o sistemas, producto de demandas que exceden su capacidad. Un ejemplo típico es el uso de equipos en una actividad para la cual no están diseñados.

Lean se apoya en diversas herramientas. No quiero ser exhaustivo, pero me gustaría nombrar las siguientes:

  • 5 “s”: busca un funcionamiento más eficiente y uniforme de las cosas que se hacen.
  • JIT (Just in time): El concepto es terminar de producir el artículo o parte de él, justo en el momento que es requerido por el cliente. Se reduce inventario y costos.
  • Kanban: el objetivo es controlar la producción y mejorar los procesos.
  • TPM (Mantenimiento Productivo Total): crea un modelo organizativo para maximizar la eficiencia de todo el sistema.
  • Verificación del proceso (JIDOHKA): son sistemas integrados al proceso que verifican la calidad. Lo que hace es comparar un parámetro estándar/óptimo con lo que está ocurriendo en el proceso, si existe diferencia el sistema se detiene con el fin de corregir inmediatamente el problema.
  • Dispositivos para prevenir errores (POKA YOKE): son mecanismos que ayudan a prevenir errores antes de que ocurran. Lo que busca es eliminar defectos del producto, corrigiendo errores lo antes posible.
  • Indicador Visual (ANDON): básicamente es una alarma, indicador visual, auditivo o señal para mostrar el estado de la producción.  El indicador visual está en un tablero y a través de colores con diferentes significados, nos muestra las condiciones del trabajo.
  • Cambio rápido de modelo (SMED): son un conjunto de técnicas que permiten realizar una operación con un cambio de modelo en menos de “x” tiempo. Por ejemplo, acortar el tiempo de preparación de una máquina al mínimo, que permita producir en pequeños lotes por un poco período de tiempo.
  • Mejora continua (KAIZEN): busca incrementar la productividad, mediante el control de reducción del tiempo de ciclo, estandarización de criterios de calidad, métodos de trabajo, eliminación de desperdicios, etc.
  • VSM (Value stream management): La gestión de la cadena de valor, es un enfoque estratégico y operativo que permite capturar datos, analizar, planificar e implementar cambios específicos en los procesos. Cuenta con una situación actual, otra futura y por consiguiente una brecha, donde se establecen acciones necesarias por realizar.
  • Ishikawa (espina de pez o análisis de causa efecto): herramienta de análisis para dar solución a problemas.

¿Qué tiene que ver todo ésto con la efectividad personal? Para responder analicemos primero los principios Lean: hacer las cosas de manera eficiente, eliminar todo lo que no genera valor, enfocarse en hacer lo que importa. En fin, trabajar de manera inteligente. ¿Les parece que éstos son los mismos principios de GTD?

GTD nos entrega un conjunto de hábitos productivos concretos, haciéndonos sentir bien con las cosas que hacemos y con aquellas que dejamos de hacer. Nos permite decidir mejor a través de un sistema actualizado que incorpora un proceso de tomas de decisiones sistémico. Hacemos lo que debemos hacer en el momento adecuado. GTD es Lean. Es un método que tiene pocos desperdicios y está enfocado en generar valor en lo que hacemos para cumplir con nuestros objetivos.

¿Estás haciendo tu tarea sin desperdicios? ¿Es la mejor manera de hacerla? ¿Cómo sabes si la tarea cumple con los estándares que se esperan de ella? ¿Existen partes de tu trabajo que puedes estandarizar o automatizar? ¿Conoces los cambios que debes hacer en tu trabajo para mejorar tus resultados? ¿Cómo analizas problemas?

Creo que GTD y Lean pueden trabajar juntos para dar respuestas a estas preguntas…

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