Herramienta 5S – Detalle de cada una de las “S”

Hemos introducido la herramienta Lean 5S en un artículo anterior. Ahora veremos en detalle el significado y cómo implementar cada una de las “S”.

1.- SEIRI: Clasificar

Remover de nuestra área de trabajo todo lo que no necesitamos, para realizar nuestras operaciones diarias. De esta manera todo lo que es necesario debe estar cerca para la acción, mientras que lo innecesario se debe retirar del sitio.

SEIRI es separar lo que es necesario de lo que no lo es y “tirar” lo que que es inútil.

Preguntas básicas que se hacen en SEIRI:

  • ¿Necesitamos todo lo que aquí se encuentra? ¿Es necesario este elemento?
  • Si un elemento es necesario ¿Están en la cantidad adecuada?
  • Si un elemento es necesario y está en la cantidad adecuada, ¿Es necesario que esté en esta ubicación?
  • ¿Hay objetos que no se usan?

Flujo de acción de SEIRI

Primera "S" Herramienta Lean 5S
Primera “S” Herramienta Lean 5S
  1. SEITON: Organizar

El objetivo es organizar las cosas necesarias para que puedan ser obtenidas fácilmente y cuando se necesiten. Dicho de otra manera: “Colocar lo necesario en un lugar de fácil acceso”

Principios:

  • Mejorar la accesibilidad.
  • Adecuar el contenedor al contenido.
  • Estandarizar contenedores
  • Nada sobre el suelo, todo sobre ruedas
  • Linealidad, mantener los espacios despejados para circular.

Preguntas básicas que se hacen en SEITON:

  • ¿Qué artículos se van a almacenar?
  • ¿Dónde se ubicaran?
  • ¿Qué cantidad se va a almacenar?

Tres puntos claves en relación a organizar. Todo elemento debe ser fácil encontrar, utilizar y regresar.

¿Por qué es necesario?

  • Evita pérdida de tiempo en buscar y localizar elementos.
  • Evita comprar elementos que no se localizan.
  • Evita reemplazar elementos que se encuentran deteriorados por el mal almacenamiento.
  • Evitar tener una imagen negativa de un lugar (desordenado).

¿Cómo aplicarlo?

Paso 1:

Decidir la localización más adecuada del elemento, considerando:

  • La manera más rápida para encontrarlo y utilizarlo.
  • Reducir al mínimo el traslado.
  • Reducir espacio.
  • Evitar movimientos innecesarios y sobre todo perjudiciales (ergonomía).
  • Evitar riesgos o peligros en su ubicación o cercanía con otros elementos.

Para ordenar se deben seguir los siguientes criterios:

  • Seguridad: evitar que se caigan, que no estorben, etc.
  • Calidad: evitar que se deterioren, oxiden, golpeen o se mezclen con otros.
  • Eficacia: minimizar el tiempo para su localización y acceso para su utilización.

Paso 2:

Determinar con claridad y precisión las localizaciones. Una vez determinada, identificarlas para que puedan ser encontrados con facilidad y prontitud. Además debe permitir saber con rapidez cuántas cosas hay en cada sitio (control visual).

Criterios según prioridad de uso:

  • Es posible que se use: colocar en alguna área de archivo muerta. Nulo tránsito.
  • Se usa algunas veces al año: colocar en un archivo o bodega.
  • Se usa algunas veces al mes: colocar en áreas comunes
  • Se usa varias veces por semana: colocar cerca del área de trabajo
  • Se usa  varias veces al día: colocar cerca de la persona
  • Se usa a cada momento: colocar junto a la persona

El control visual es un sistema de comunicación que utiliza imágenes que explicitan mensajes claros y precisos que nos permiten conocer, ubicar y recordar normas de comportamiento en un lugar determinado. De esta manera nos permite saber:

  • Dónde deben estar los elementos.
  • Cuántas cosas deben estar ahí.
  • Cuál es el procedimiento estándar para hacer algo.
  • El estatus de trabajo en curso.
  • Si algo está procediendo de forma normal o no.

Herramientas de control visual:

  • Marcar la ubicación.
  • Uso de letreros, etiquetas o tarjetas.
  • Mapa 5S.
  • Marcar con colores.

3.- SEISO: Limpieza

Mantener en buenas condiciones el equipo de trabajo y conservar limpio el ambiente de trabajo. Pero no es limpiar por limpiar o por un fin estético. Mucho menos contratar una empresa que limpie en mi lugar. El concepto de SEISO no es solo mantener limpio, sino de identificar y eliminar fuentes de suciedad y tomar medidas para que todos los medios se encuentren en perfecto estado.

¿Cómo aplicarlo?

Paso 1: Jornada de limpieza

Limpiar equipos, pasillos, armarios, escritorios, etc. Pero no es solo limpiar, sino identificar un estándar que permita obtener la forma que deben tener las áreas permanentemente.

Paso 2: Determinar las metas de limpieza

Existen 3 categorías o tipos de limpieza:

  • Elementos almacenados (materiales, accesorios, útiles)
  • Equipos (útiles de trabajo, equipos de oficina, máquinas, etc.)
  • Espacios (áreas de trabajo, pisos, paredes, ventanas, etc.)

Paso 3: Determinar las responsabilidades de la limpieza

Se puede usar uno de estas herramientas:

  • Mapa asignación 5S: donde se muestra el área y quién es el responsable de su limpieza.
  • Programa de limpieza: es un documento o tarjeta que muestra el detalle de lo que se debe limpiar, responsable, días y veces en el día.

Paso 4: Determinar métodos de limpieza

Se debe crear un documento o procedimiento que incluya:

  • Propósito de la limpieza.
  • Fotografía, gráfico u otro medio como estándar del área. Además de su asignación para un responsable.
  • Elementos de limpieza y seguridad, además de la manera de utilizar los elementos.
  • Describir actividades de limpieza, como inspección antes y después de finalizar, actividades específicas a realizar, tiempo promedio que lleva hacerlo, etc.

Paso 5: Preparar herramientas y útiles de limpieza

Dejarlos en un lugar específico y prestos a ser utilizados para la acción.

Paso 6: Implantar la limpieza

Realizar las acciones de limpieza con un pensamiento superior a limpiar. Exige realizar un trabajo creativo de identificación de las fuentes de suciedad, tomando las acciones de raíz para su solución, de lo contrario, sería imposible mantener limpio y en buen estado el área de trabajo.

Lecciones que nos deja la limpieza:

  • Cuánto más tiempo transcurre desde que se produce la suciedad y se limpia, más molestia genera.
  • Las mismas personas que trabajan en un área se deben involucrar en la limpieza y su mantenimiento.
  • El desorden no anima a limpiar.

4.- SEIKETSU: Mantener

Significa definir una manera consistente de llevar a cabo las actividades de clasificar, organizar y limpiar. Es consolidar su funcionamiento, evitando tener nuevamente elementos innecesarios o perder los niveles de limpieza alcanzados.

La estandarización es el medio para uniformar criterios y establecer claramente el ¿Qué? ¿Quién? ¿Cómo? ¿Cuándo? ¿Dónde? y ¿Por qué? No deja nada a interpretaciones o inclinaciones personales. Permite además detectar diferencias entre un estado normal de otro anormal, actuando en consecuencia a la situación.

Algunas reglas para lograr mantener el sistema en el estado que se logró con la implementación de las tres primeras “s”. Este es nuestro estándar.

  • Es mejor no ensuciar que limpiar.
  • Colocar énfasis en controles visuales (colores, señas, etc.)
  • Establecer procedimientos y planes para mantener el orden y la limpieza.
  • Crear hábitos para conservar el lugar de trabajo en perfectas condiciones.
  • La idea es que cualquiera pueda distinguir una situación normal de otra anormal, y ésto a través de sencillas normas. Acuérdense de una caja de lápiz, si hay un espacio vacío, inmediatamente se sabe que falta un lápiz.
  • Se debe establecer el cómo actuar para corregir una anomalía.

Algunos ejemplos de estandarización:

  • Impresora: dejar una hoja de color justo antes de las 5 últimas. Cuando dicha hoja salga impresa, quiere decir que el dispositivo requiere que se le recargue con nuevas hojas.
  • Papeleros: cada papelero con un color que identifique el tipo de desecho que se debe incluir ahí.
  • Carpeta: ordenadas por colores. Cada color significa un tipo de archivo. Si al observar el estante, existen carpetas de colores mezcladas entre sí, se sabe inmediatamente que no están en el lugar correcto.

5.- SHITSUKE: Disciplina

Significa crear las condiciones que fomenten el compromiso para formar el hábito con las actividades relacionadas con las 5S. Requerimos disciplina, porque nuestra tendencia natural es volver al estado inicial. Debemos profundizar en:

  • Trabajar permanentemente de acuerdo con las normas establecidas.
  • Hacer de la organización, orden y limpieza una práctica diaria.
  • Realizar evaluaciones periódicas para identificar desviaciones y nuevas oportunidades de mejora.

Algunos pasos que pueden ayudar en fomentar la disciplina:

  • Usar ayudas visuales
  • Publicar fotos de antes y después
  • Establecer rutinas diarias, mensuales y semestrales de aplicación.
  • Realizar evaluaciones periódicas. ¿Cómo vamos?
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Herramienta 5S – Hacer de manera uniforme y eficiente

5S es un principio básico de Lean. Tiene un enfoque sistémico de mejoras duraderas en el tiempo, que influye en la motivación, satisfacción, resultado, seguridad, productividad y calidad. No es exclusivo para un tipo de cultura, organización o profesión y se puede aplicar desde un escritorio hasta un puesto de una línea de montaje.

Su objetivo es crear el hábito de respetar lo establecido, definido y acordado.

5S representan principios expresados en 5 palabras japonesas que comienzan con la letras “S”:

 

Japonés Español Concepto Objetivo
SEIRI Clasificación Separar innecesarios Identificar y reparar materiales necesarios de los innecesarios y eliminar éstos últimos.
SEITON Orden Situar necesarios Organizar de manera eficiente el espacio de trabajo, ubicando e identificando los materiales para facilitar y hacer más rápido su localización.
SEISO Limpieza Suprimir suciedad Identificar y eliminar fuentes de suciedad, para mantener limpio lugares de trabajo, herramientas y equipos.
SEIKETSU Estandarizar Control Visual / Identificar anomalías Distinguir situaciones anormales, mediante normas sencillas y visibles para todos. Mantener y mejorar los logros obtenidos
SHITSUKE Auto-Disciplina / Hábito Seguir mejorando Trabajar permanentemente de acuerdo con las normas establecidas.

Las primeras tres palabras: clasificación, orden y limpieza, pueden resultar a simple vista triviales e incluso domésticas; pero estos tres conceptos son el primer paso para comenzar con un proceso de mejora continua, para ser más eficientes en un entorno seguro y agradable.

5S no es una filosofía orientada a lo estético, sino que busca mejorar y mantener las condiciones de organización, orden y limpieza, para ayudar a impulsar mejores condiciones de trabajo, seguridad, clima laboral, motivación personal, eficiencia, etc. Apalanca la calidad, la productividad y la competitividad.

¿Cuáles son sus beneficios?

  • Logra obtener un lugar de trabajo más limpio, mejor organizado y seguro. Facilitando las tareas de aseo y limpieza.
  • Libera espacio útil.
  • Disponer de un sitio adecuado para cada elemento de trabajo.
  • Menor costo de inventarios por no tener objetos innecesarios.
  • Mejora el control visual de las áreas de trabajo, eliminando las pérdidas de material y facilitando las pérdidas de materiales.
  • Facilita la identificación de defectos, errores y averías.
  • Se logra una operación de actividades más fácil y segura. Reduce el tiempo de acceso a material, documentos, herramientas, etc.
  • Mejora la vida útil de los equipos.
  • Genera una imagen positiva.
  • Estimula la generación de nuevas ideas.
  • Mejora la disciplina de trabajo.
  • Se logra conocer en profundidad el equipo y elementos de trabajo. Algunos pueden decir que saben diferenciar el ruido de una máquina para saber si está en buen estado.

¿Qué no es 5S?

  • No es hacer la limpieza u ordenar porque vienen visitas o clientes.
  • No es una cuestión meramente estético, sino que busca la funcionalidad y eficacia en el quehacer.
  • No es una moda.
  • No es un programa motivacional, donde se crean eslogan, afiches u otro material.

Lean y la efectividad personal

“LEAN” busca eliminar los desperdicios en todo lo que hacemos. Más que una técnica, hoy se ha transformado en una filosofía de trabajo, una manera de operar. Se puede traducir como esbelto o sin grasa, reduciendo al mínimo lo que no genera valor. Nació en una empresa manufacturera, pero con el paso de los años está abarcando a todo tipo de industrias.

Para “LEAN” un proceso es perfecto si éste no genera desperdicios.  ¿Cómo así? Un proceso sin desperdicios es aquel que tiene todo lo que necesita para ser ejecutado, se realiza solo cuando debe ser hecho (ni antes ni después), fluye de manera perfecta y se hace sin errores. Mientras menos desperdicios genera un proceso, más efectivo es en la creación de valor.

Lean ocupa 3 clasificaciones para los desperdicios:

  • Muda o innecesario: todas aquellas actividades innecesarias dentro de los procesos. Transporte, demoras, defectos, movimiento, trabajo adicional, etc.
  • Mura o falta de equilibrio: son actividades que no nos permiten trabajar de manera consistente o sin variación en lo que hacemos.
  • Muri o absurdo: se refiere al uso poco razonable de personas, equipos o sistemas, producto de demandas que exceden su capacidad. Un ejemplo típico es el uso de equipos en una actividad para la cual no están diseñados.

Lean se apoya en diversas herramientas. No quiero ser exhaustivo, pero me gustaría nombrar las siguientes:

  • 5 “s”: busca un funcionamiento más eficiente y uniforme de las cosas que se hacen.
  • JIT (Just in time): El concepto es terminar de producir el artículo o parte de él, justo en el momento que es requerido por el cliente. Se reduce inventario y costos.
  • Kanban: el objetivo es controlar la producción y mejorar los procesos.
  • TPM (Mantenimiento Productivo Total): crea un modelo organizativo para maximizar la eficiencia de todo el sistema.
  • Verificación del proceso (JIDOHKA): son sistemas integrados al proceso que verifican la calidad. Lo que hace es comparar un parámetro estándar/óptimo con lo que está ocurriendo en el proceso, si existe diferencia el sistema se detiene con el fin de corregir inmediatamente el problema.
  • Dispositivos para prevenir errores (POKA YOKE): son mecanismos que ayudan a prevenir errores antes de que ocurran. Lo que busca es eliminar defectos del producto, corrigiendo errores lo antes posible.
  • Indicador Visual (ANDON): básicamente es una alarma, indicador visual, auditivo o señal para mostrar el estado de la producción.  El indicador visual está en un tablero y a través de colores con diferentes significados, nos muestra las condiciones del trabajo.
  • Cambio rápido de modelo (SMED): son un conjunto de técnicas que permiten realizar una operación con un cambio de modelo en menos de “x” tiempo. Por ejemplo, acortar el tiempo de preparación de una máquina al mínimo, que permita producir en pequeños lotes por un poco período de tiempo.
  • Mejora continua (KAIZEN): busca incrementar la productividad, mediante el control de reducción del tiempo de ciclo, estandarización de criterios de calidad, métodos de trabajo, eliminación de desperdicios, etc.
  • VSM (Value stream management): La gestión de la cadena de valor, es un enfoque estratégico y operativo que permite capturar datos, analizar, planificar e implementar cambios específicos en los procesos. Cuenta con una situación actual, otra futura y por consiguiente una brecha, donde se establecen acciones necesarias por realizar.
  • Ishikawa (espina de pez o análisis de causa efecto): herramienta de análisis para dar solución a problemas.

¿Qué tiene que ver todo ésto con la efectividad personal? Para responder analicemos primero los principios Lean: hacer las cosas de manera eficiente, eliminar todo lo que no genera valor, enfocarse en hacer lo que importa. En fin, trabajar de manera inteligente. ¿Les parece que éstos son los mismos principios de GTD?

GTD nos entrega un conjunto de hábitos productivos concretos, haciéndonos sentir bien con las cosas que hacemos y con aquellas que dejamos de hacer. Nos permite decidir mejor a través de un sistema actualizado que incorpora un proceso de tomas de decisiones sistémico. Hacemos lo que debemos hacer en el momento adecuado. GTD es Lean. Es un método que tiene pocos desperdicios y está enfocado en generar valor en lo que hacemos para cumplir con nuestros objetivos.

¿Estás haciendo tu tarea sin desperdicios? ¿Es la mejor manera de hacerla? ¿Cómo sabes si la tarea cumple con los estándares que se esperan de ella? ¿Existen partes de tu trabajo que puedes estandarizar o automatizar? ¿Conoces los cambios que debes hacer en tu trabajo para mejorar tus resultados? ¿Cómo analizas problemas?

Creo que GTD y Lean pueden trabajar juntos para dar respuestas a estas preguntas…

GTD – Paso 5 – Hacer

Último paso de Getting Things Done (GTD). La productividad personal se demuestra haciendo. Ahora tienes control, un inventario de todo lo que debes hacer y criterios objetivos para tomar decisiones.

La clave para “hacer” en GTD es pensar. No reacciones por instinto, párate unos segundos y piensa: ¿Es recomendable hacer ésto ahora?. Revisa tus contextos y el calendario, ¿Qué aporta más valor?

En el trabajo del conocimiento existen tres maneras de trabajar:

  • Trabajar en un trabajo ya definido: es ejecución en su estado puro. Pero para que ocurra se tiene que haber definido el trabajo.
  • Trabajar en definir el trabajo: es un trabajo de alto valor. Incide directamente en la eficiencia que tendrás cuando ejecutes el trabajo.  Mientras mejor definas, mejor será tu ejecución.
  • Trabajar en el trabajo en la medida que surge. Evita trabajar así. Una manera de hacerlo es no pensar de manera impulsiva, mejor pregunta, analiza, busca opciones.

Nos vamos a caer del carro de GTD. Los cambios sencillos que propone el método no lo lograrás incorporar en pocos días o semanas. Tendrás mejoras palpables en el minuto uno, pero recuerda que es un proceso de aprendizaje, con caídas, donde deberás dedicar esfuerzo y tiempo en consolidar los pasos. Debes practicar mucho.

Hay errores típicos en la implementación. El primero es falta de humildad. Creemos que el método es mejorable (que por cierto lo es), pero no le hagas ninguna modificación hasta que lleves un muy buen tiempo con el original. Nos resistimos al cambio e intentamos modificar las cosas de GTD para que no nos duela tanto. Espera y verás.

Otro error típico es adoptar GTD de manera parcial. Solo para determinados aspectos de la vida: profesional, personal o para cosas importantes. Si haces ésto fallarás, porque si te acuerdas del paso 1, debes capturar sin pensar, sin tomar decisiones. Al creer que puedes usar GTD solo en tus actividades profesionales, cuando captures deberás pensar y estarás rompiendo el método.

Otro clásico error es tratar de buscar la herramienta perfecta, ojalá la mejor tecnología. No es así. GTD requiere un cambio de hábitos que ninguna herramienta podrá hacer por tí. Consolida los hábitos y con el tiempo busca una herramienta que te agrade y se acomode a tu personalidad. Al principio dedica tiempo en crear los hábitos de GTD, aunque eso te lleve a usar papel y lápiz.

La productividad personal no consiste en hacer muchas cosas, sino en hacer de manera eficiente las cosas que hay que hacer.

(Apuntes basado en libro “Productividad personal – Jose Miguel Bolivar”

GTD – Paso 4 – Evaluar o reflexionar

Todos los pasos anteriores del método nos aseguran que nada se ha escapado de nuestra atención y que todas las cosas se han transformado, tienen un significado claro y concreto. Pero todo tiende al desorden. Llegan más cosas a nuestras bandeja de entrada, hemos completado acciones y renegociado fechas. La fiabilidad del sistema comienza a degradarse.

Este paso, evaluar o reflexionar, también podría llamarse revisar. Es considerado el más importante de todos los pasos de GTD. Si no lo hacemos o lo hacemos mal, los pasos anteriores no sirven de nada.

Cuando revisamos lo hacemos de tres formas distintas:

  • Para decidir qué hacer. Es la revisión más frecuente, porque en GTD siempre nos preguntamos ¿Ahora qué hago? La respuesta no es hacer lo primero que se nos ocurre, sino que revisamos. Es un hábito diario, habitual durante el día y orientado a la ejecución. Revisamos la Agenda/Calendario y las listas de contexto para elegir informadamente qué hacer ahora.
  • Para mantener la fiabilidad del sistema. Revisar nos permite mantener la sensación de control, sintiéndote bien con las cosas que haces y con aquellas que no haces. Son revisiones menos frecuentes, pero muchos más profundas, abarcando todo el sistema. La más conocida se conoce como “revisión semanal” y nos ayuda a tener el sistema GTD fiable.
  • Para ganar perspectiva. Lo veremos en futuros artículos.

¿Cómo hacer una revisión semanal?

Elige un día y hora en la semana, siempre el mismo. Particularmente me gusta el día viernes al final del día. Que no te de pereza, es un hábito que debes desarrollar, porque todo tu sistema GTD, su fiabilidad, está en juego.

  • Trabajo preparatorio: recopila o captura todo lo que tengas pendiente. Luego procesa o aclara todas las bandejas de entrada y organiza.
  • Revisa tu Agenda/Calendario: revisa la semana que acaba de pasar, ¿Qué acciones fueron canceladas o actualizadas? Refleja las nuevas fechas en tu calendario. Revisa tu agenda con un norte de 3 a 4 semanas para hacerte una idea de lo que viene.
  • Revisa tu archivo de seguimiento: ¿Qué acciones se activarán en los próximos días o semanas?
  • Revisa tu lista de proyectos: Debes asegurar que exista al menos una próxima acción para cada proyecto activo (en tus contextos, calendario, archivo de seguimiento, lista a la espera). No debe ocurrir que un proyecto no tenga una próxima acción. Identifícala y organízala en el contenedor que corresponda.
  • Revisa todos tus contextos: elimina las acciones completadas. Verifica que los contextos siguen siendo usables, vale decir, que la cantidad de acciones por hacer sea manejable. Estima al menos unas diez o doce próximas acciones por contexto.
  • Revisa tu lista “a la espera”: debes asegurar que refleja la situación actual y elimina las ya completadas. Si requieres puedes enviar recordatorios a las personas delegadas, porque no han respondido en un plazo prudente.
  • Revisa tu lista “esta semana no”: Todos los pasos anteriores son para revisar cosas que requieren acción. Ahora toca revisar cosas que están incubadas. ¿Cómo hacerlo? Saca una cosa de esta lista y ejecuta el flujo de GTD nuevamente, partiendo por la pregunta ¿Requiere Acción? Puede volver a incubarse o bien eliminar definitivamente.

Recuerda que necesitas tu sistema fiable, para tomar buenas decisiones y estar tranquilo por haberlas tomado.

(Apuntes basado en libro “Productividad personal – Jose Miguel Bolivar”

GTD – Paso 3 – Organizar

El paso 3 del método Getting Things Dones (GTD) se encarga de depositar las cosas transformadas en contenedores específicos. Este paso debe ser realizado de manera simultánea con el paso 2, Procesar o Aclarar.  Las bandejas de entrada son los puntos de partida, donde sacamos una “cosa”, pensamos y decidimos, para luego organizarlas en algún contenedor.

Veamos algunos contenedores de acuerdo con el flujo del modelo GTD:

  • Las cosas que no requieren acción y no me van a servir las elimino. Las envío a la papelera, la cual puede ser análoga o digital.
  • La información útil, pero que no reviso hasta que algo externo me solicite hacerlo (póliza de seguro televisor cuando éste se estropea), lo archivo en un formato análogo o digital como Google Drive, Evernote, etc.
  • Si es información útil y que debo revisar cada cierto tiempo, las incubo en la Lista Algún día / tal vez. Esta lista puede ser más de una: libros por leer, lugares por visitar, películas por ver, etc.
  • El mismo caso anterior, pero la revisión debe ser realizada cada semana: las dejo en la Lista “Esta Semana No”. Este contenedor fue invento de José Miguel Bolívar, para simplificar la revisión. No todos los elementos que se incuban deben ser revisados semanalmente. De hecho resultará útil revisar “libros por leer” solo cuando acabe de terminar el libro que estoy leyendo hoy.
  • Si la “cosa” resulta ser un proyecto, es decir, requiere más de una acción para conseguir el resultado, se debe dejar en el contenedor de Proyectos. Sus próximas acciones irán al contenedor “contexto” respectivo que veremos más adelante. Destaco la importancia de tener un contenedor “Material de Referencia de proyectos”, donde dejaremos toda la información de interés para el proyecto, así como sus acciones (futuras o incluso gantt) para conseguir el resultado.
  • Si delego acciones (no las hago yo) cuyos asuntos me incumbe y debo estar atento a sus resultados, la debo organizar en el contenedor “A la Espera”.

Hasta aquí hemos organizado todo y solo nos queda ver cómo organizamos las “próximas acciones”. El criterio clave es “Fecha Objetiva”. Si tiene fecha objetiva, nos debemos preguntar si es una fecha concreta, día y hora específica, como “visitar al doctor el jueves 12 de Enero a las 16:00 hrs.”, o bien, la acción debe ser realizada antes de una fecha específica, por ejemplo “declarar mis impuestos antes del 30 de Abril”.  En estos casos llevamos la acción a un calendario o agenda.

Otra opción es que la acción debe ser hecha después de una fecha determinada y en este caso nuestro contenedor es “Archivo de seguimiento”. Ejemplo: “comprar las entradas para el concierto después del 3 de abril”. Estas acciones las vamos revisando periódicamente, pero no las vemos junto a las acciones que debemos hacer lo antes posible.

Finalmente las acciones que no tienen fecha objetiva se deben dejar en el contenedor “Lista de próximas acciones”. Esta lista no es única, sino que son varias según contexto.

¿Qué es un contexto? ¿Cómo decido “qué hacer” de manera objetiva? Para hacerlo debemos responder:

  • Qué herramientas necesito para hacer la tarea. Si debemos hacer una llamada, resulta lógico que la herramienta es el teléfono.
  • Qué circunstancia es necesaria para ejecutar la tarea. Si requiero cambiar una ampolleta en mi dormitorio, la circunstancia es que debo estar en mi casa.
  • Qué persona necesito para poder completar la tarea. Si necesito explicar algo a Luis, pues obviamente la persona es Luis.

Estos criterios: herramienta, circunstancia y persona que necesito para completar mis próximas acciones se conocen como contextos en GTD. ¿Qué ocurre si una próxima acción tiene como respuesta más de un contexto? Para responder debemos preguntarnos ¿Qué me permitirá hacerlo de manera más eficiente? Por ejemplo si una próxima acción puedo completarla enviando un email, llamando por teléfono o reuniéndome con la persona. ¿Qué es más eficiente? Dependerá del caso y debo optar por una de ellas.

¿Qué pasa si los contextos son insuficientes? Puedo optar por otros contextos o seudo-contextos como el tiempo y la energía. Los podemos combinar. De esta manera puedo tener Teléfono y poco tiempo.

No debes confundir los contextos con categorías subjetivas como personal, profesional o dónde me gustaría hacer un tipo de tareas. Un contexto siempre debe responder ¿Qué necesito?

Como ves la lista de próximas acciones es en realidad la suma de todos mis contextos.

(Apuntes basado en libro “Productividad personal – Jose Miguel Bolivar”

GTD – Paso 2 – Procesar o aclarar

En el trabajo del conocimiento la tarea debe ser definida. Debemos responder: ¿Qué es? ¿Qué hay que hacer? ¿Cuándo necesito hacerla? ¿Qué necesito para hacerla? Tenemos que transformar las cosas, aquellas que capturamos sin pensar y sin decidir en el paso uno del método, en algo evidente, que tenga un significado concreto para nosotros.

Procesar o aclarar es sacar de la bandeja de entrada una cosa y convertirla en acción o proyecto con la que podamos trabajar. Ahora debemos pensar y decidir. GTD nos entrega un proceso estructurado y criterios objetivos, lo cual nos facilita la toma de decisiones.

El flujo del proceso es el siguiente y pertenece a un trabajo de José Miguel Bolívar , quien no modificó lo creado por David Allen (el flujo es el mismo que se usa en GTD), pero con más vitaminas a lo expuesto por Allen. Si deseas obtenerlo en tamaño original descárgalo aquí.

modelo_gtd

¿Qué tenemos que hacer? Tomar una “cosa” de la bandeja de entrada y recorrer el flujo en el orden indicado. Considera lo siguiente:

  • El objetivo de este paso, es vaciar la bandeja de entrada transformando su contenido. Es pensar y decidir.
  • Procesar las cosas de las bandejas de entrada con el orden que tienen. Aquí no se trata de usar algún criterio o nivel de importancia que puedan tener las cosas. Sácalas una en una, como vengan.
  • Las cosas que salen de la bandeja de entrada no vuelven a entrar.
  • Sigue el flujo a pesar que puedas pensar distinto. Se humilde.

Analicemos (un poco) en detalle el proceso:

  • Buscar significado que tiene. Al sacar una cosa de la bandeja de entrada debemos responder ¿Qué es? ¿Qué significado tiene para mí? A veces resulta fácil, porque si la “cosa” es la factura de la luz, la respuesta es obvia. Pero otras veces no es tan fácil, así por ejemplo: si llega un correo de un amigo preguntando mi opinión sobre su trabajo, no es correcto responder “es un email”. Debe ser concreto y claro. Es mejor expresarla como “es un email de mi amigo Arturo que desea mi opinión sobre el trabajo X que está desarrollando”.
  • ¿Requiere acción? Por defecto la respuesta debe ser NO. O bien debe cumplir:

a) La “cosa” tiene una fecha objetiva. En ese caso siempre requiere acción.

b) Si no hago nada con esa “cosa” puedo tener consecuencias indeseables en los próximos días. Requiere acción, pero si los efectos nocivos se producen a mediano o largo plazo, no requiere acción inmediata, por lo menos ahora.

c) Si la “cosa” posee mi compromiso firme e irrevocable de hacer algo en los próximos días, entonces requiere acción. Si el plazo es más largo, entonces no requiere acción inmediata.

  • Si la “cosa” no requiere acción ¿Me puede servir? Si la respuesta es No, entonces eliminarla. Pero si la respuesta es Sí, debes preguntar ¿Para qué te podría servir? ¿Imaginas algún escenario útil? Si es así consérvala.
  • Archivar es guardar “cosas” que podrían ser útiles, pero no depende de uno si las vuelve a utilizar.  Pertenece a un factor externo. Un ejemplo claro es la “póliza de seguro de tu televisor”. Si se daña, deberás sacar y usar tu póliza. No antes, ni por que tú quieras.
  • Incubar es guardar “cosas” que podrían ser útiles si tú lo decides. Son cosas que requieren acción en algún momento determinado y debo revisarlas. La diferencia de incubar en Lista “Algún día tal vez” o “Esta semana No” (concepto acuñado por José Miguel Bolívar), es la frecuencia de revisión.

Antes de seguir el flujo del método aclaremos ¿Qué es un proyecto en GTD? Es alcanzar un resultado a través de varios pasos hasta completarlo. Incluso si tiene solo dos pasos. Aquí surgen dos conceptos “acción” y “próxima acción”. Una acción es cualquier paso de un proyecto que puedo completar de inmediato o no. Próxima acción es cualquier acción que puedo completar ya, que forma parte de un proyecto o es una acción aislada.

Continuemos….

  • Si la respuesta es Sí a la pregunta ¿Requiere acción?, nos preguntamos si es una o más de una. ¿Es una acción aislada o se requieren varios pasos? Si es única continuamos. Si es más de una, debemos dejar constancia del proyecto y su próxima acción para continuar.
  • ¿Lo puede hacer otra persona? Aquí no se pregunta si nos gustaría, si la persona es de confianza o si merece la pena. Simplemente es: “la próxima acción la realizará otra persona que no eres tú”. Si existe la más mínima posibilidad de delegar, hacerlo.
  • ¿Me demoro más en organizarlo? Concuerdo con José Miguel Bolívar y Jerónimo Sánchez, cuando indican que al principio, cuando recién comenzamos con GTD, no nos hagamos esta pregunta y sigamos con el flujo. ¿Por qué? Esta es la famosa regla de los dos minutos y puede tener efectos nocivos al principio, porque este paso (Procesar o Aclarar)  es pensar y decidir y es mejor no mezclarlo con hacer. En todo caso esta regla significa que si vas a tardar más tiempo en organizar la “cosa” que hacerla, es mejor hacerla, evitando absurdos metodológicos.
  • Aplazar: es tomar un tiempo antes de hacer, dejando perfectamente todo organizado en contenedores específicos como la Agenda, Archivo de seguimiento o en contextos.

En el siguiente paso del método se analiza en mayor detalle los contenedores donde dejamos nuestras “cosas”, ahora transformadas en acciones y proyectos, de manera ordenada.

(Apuntes basado en libro “Productividad personal – Jose Miguel Bolivar”