GTD – Paso 1 – Recopilar o capturar

Es el primer hábito de Getting Things Done (GTD).  Consiste en agrupar todo lo que aparece a nuestro alrededor en contenedores llamados bandejas de entrada. Llamadas telefónicas perdidas, mensajes recibidos, lo que nos solicitan hacer otras personas o alguna idea que se nos ocurre en el camino.

Obviamente hay bandejas de entrada automáticas que capturan sin nuestra intervención. Ejemplo de ésto son los mensajes de correo electrónico, que llegan sin mediación nuestra a la bandeja de entrada del gestor de correo. Nos centraremos en la captura manual, porque exige un cambio en cómo hacemos las cosas. Es un hábito sencillo, pero es muy habitual ejecutarlo mal e incluso lo mezclamos con los dos pasos siguientes de GTD.

Cuando se nos dice “recopilar” o “capturar” solo debemos hacer eso. Nada más. Tomamos una cosa que está en nuestra cabeza, la sacamos y la depositamos en un contenedor. Sin análisis y sin decisiones. Solo son cosas. Tiempo vendrá en el siguiente paso de GTD, para transformar esas “cosas” y darles un significado.

Un consejo práctico que he leído en varios blogs: Cuando recopiles no uses verbos. Un verbo expresa una acción y exige que pensemos en cuál es el mejor. Aquí no pensamos, solo capturamos. Fíjate: es distinto anotar “hora dentista” que “pedir hora dentista”.

También es práctico no aplicar ningún tipo de filtro, como nivel de importancia. Si tienes que decidir si una cosa es importante o no, estás pensando y ya sabes de qué se trata este paso.

Cuando uno habla de “bandeja de entrada” nos referimos solo a un contenedor. En él se dejan cosas de manera temporal y se vacía con cierta regularidad. En GTD deben cumplir con lo siguiente:

  • Solo contienen cosas. No hay tareas, no hay recordatorios o información.
  • Se almacena por un período corto de tiempo. No es un archivo, lista de tarea o una agenda.
  • Tiene que ser vaciadas de manera frecuente y por completo. No pueden quedar sin vaciar.

Ejemplos hay muchos. Casillas de email, lista llamadas perdidas, mensajes de texto, redes sociales, Whatsapp u otro parecido. Mesas, muebles, bolsillos, carteras. En general cualquier sitio que se acumulen o dejes cosas.

Para implementar bien este paso debes conocer tus bandejas de entrada. Es la única manera que mantengas el control de las cosas. Identifícalas y luego pregunta:

  • ¿Puedo eliminar alguna? ¿Existe alguna que es redundante o me exige pasos extra para capturar?
  • ¿Necesito una bandeja de entrada más?¿Tengo todas las suficientes para capturar en todo momento y lugar (incluso cuando camino en la calle)?

No hay un número óptimo de bandejas de entrada. Depende de cada uno. Pero debes asegurar que tienes todas las necesarias y que te permiten capturar de manera rápida, sencilla, en cualquier momento y lugar.

Recuerda: Capturar es sacar cosas de tu cabeza, sin pensar, sin tomar decisiones. Déjalas en un contenedor temporal y luego en el siguiente paso de GTD analizaremos qué hacer con ellas.

(Apuntes basado en libro “Productividad personal – Jose Miguel Bolivar”) 

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Introducción a GTD – Conceptos Básicos

El trabajo del conocimiento es muy distinto al tradicional. Durante el siglo XX la mayoría de las actividades laborales eran estables, se conocía el qué se debía hacer y el cuándo estaba terminado. Hoy no. Cuando nos enfrentamos a una tarea lo primero que debemos hacer es definir lo que se debe hacer y colocar indicadores de cuándo se ha terminado. No viene en piloto automático.

Nos bombardean con tareas por realizar, reuniones por asistir, proyectos que acabar y el e-mail que parece un flujo constante de información. Confiamos en nuestra memoria, elegimos mal, nos atrasamos y terminamos la jornada laboral cansados y sintiendo que no avanzamos absolutamente nada.

Hoy tenemos más cosas que hacer que tiempo disponible para hacerlas. Es nuestra dura realidad y debemos acostumbrarnos a dejar cosas sin hacer. La mayoría de las metodologías de gestión del tiempo, productividad personal y un largo etc., hoy no están funcionando porque la naturaleza de nuestro trabajo ha cambiado. Vivimos en un mundo complejo y vertiginoso, nada es estable por mucho tiempo, si algo es urgente ahora, puede que en una hora más no lo sea.

¿Qué podemos hacer? La respuesta simple y me imagino que es la que esperas según el título de este artículo: Usar GTD. Amigos es un gran punto de partida, pero no es la panacea. No creas que todos tus problemas desaparecerán por arte de magia.  Lo que sí te puedo asegurar es que si usas GTD podrás elegir qué bombas desactivar y sabrás cuáles estallarán, porque si estallarán. La gran diferencia con esta metodología es que podrás elegir objetivamente que bomba no desactivar, porque es la de menor impacto en tus objetivos. Avanzarás en tus proyectos, controlarás el estrés, tomarás mejores decisiones y vivirás una vida mejor.

¿Qué es Getting Things Dones (GTD)? Es una metodología y es una filosofía. Está basada en hábitos productivos que te permitirán controlar tu vida. Su creador es David Allen, quien durante años analizó la información que se había escrito hasta la fecha sobre productividad personal y verificó cuáles daban o no resultado. Pero no se quedó ahí, sino que estudió a personas de varias compañías del mundo que se caracterizaban por tener una productividad mayor a la media. Así que observó qué hacían o qué no hacían.

GTD es sencillo. Sus hábitos productivos son sencillos y concretos. Lo complejo de implementar GTD no está en GTD, sino en tus costumbres. Debemos cambiar de actitud, vencer la incomodidad de aprender algo nuevo y de ser proactivos en controlar nuestra vida.

¿Qué nos entrega GTD?

  • Un conjunto de hábitos productivos concretos que puedes aprender. No necesitas ser un experto o con alguna vocación innata. GTD puede ser usado por cualquier persona, sin importar qué profesión tenga o en qué industria se mueva.
  • Un sistema de gestión de nuestros compromisos sin depender de nuestra memoria.
  • Nos permite sentirnos bien con las cosas que hacemos y con aquellas que dejamos de hacer.
  • Nos proporciona recursos para decidir mejor. Entregando un inventario actualizado de manera permanente de todo lo que debemos hacer e incorpora un proceso de toma de decisiones sistémico y objetivo.
  • Nos permite desarrollar el hábito de hacer lo que debemos hacer en el momento adecuado. Dimensionando el trabajo para que sea más fácil empezarlo y terminarlo.

¿Cuáles son sus pasos? GTD posee diversos hábitos. Cuando uno recién comienza con esta metodología, es recomendable estudiar y practicar los hábitos que describiremos a continuación, con el fin de dar pronta solución a los problemas que nos vemos enfrentados. Pero al avanzar y asimilar los conceptos básicos, es preciso continuar con otros hábitos y que en su conjunto nos permitirá obtener una vida plena.

GTD propone un método de 5 pasos:

  1. Recopilar o Capturar: consiste en sacar cosas de nuestra cabeza, sin pensar, sin tomar decisiones sobre ellas en este momento y dejarlas en contenedores específicos llamados bandejas de entrada.
  2. Procesar o Aclarar: consiste en vaciar las bandejas de entrada a través una serie de preguntas, las cuales nos ayudan a transformar las cosas de nuestra cabeza, identificando en ellas el significado y grado de compromiso que tienen para nosotros. Con esta información tomar la decisión de qué hacer o no hacer al respecto.
  3. Organizar: consiste simplemente en depositar en contenedores específicos los resultados de las decisiones tomadas en el paso anterior.
  4. Evaluar o Reflexionar: consiste en revisar el sistema, con diferentes niveles de frecuencia e intensidad, para tomar buenas decisiones, mantener la fiabilidad del sistema y ganar perspectiva.
  5. Hacer: la productividad personal se demuestra haciendo. Si no haces no produces.  Pero este accionar no consiste en hacer muchas cosas, sino en hacer de manera eficiente las cosas que hay que hacer.

Espero que sea de utilidad esta pequeña introducción a GTD. Es un largo camino, el cual no está exento de fracasos. Pero no quiero finalizar estas líneas sin mencionar a grandes maestros de la productividad en español. Los he seguido por varios años, he leído sus artículos y los he puesto en práctica. Tienen un montón de recursos útiles sobre la metodología y otros temas relacionados y de interés. Te servirán.

No están escritos bajo ningún orden o clasificación. Inscríbete en sus respectivos blogs, no te arrepentirás.

(Apuntes basado en libro “Productividad personal – Jose Miguel Bolivar”) 

¿Realmente estamos innovando?

Cuando se habla de innovación se nos viene a la cabeza Google, Apple, Samsung, entre otras empresas. De hecho casi siempre asociamos innovación con diseños de nuevas tecnologías, mejora de procesos industriales, nuevos desarrollos farmacológicos y un largo etc., pero ¿Qué ocurre con la innovación del propio individuo? Es decir ¿Estamos innovando en nuestra perspectiva profesional, personal y relación con los otros?

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Involucrar al Equipo. Ese concepto olvidado.

La importancia de trabajar en equipo no se pone en duda. Lo vemos en todos lados: en el aviso de empleo, en entrevistas laborales, en desarrollos internos que ayuden a potenciarlos. De hecho se establece como dogma que dos o más personas, con experiencias y ayuda  adecuada, se ponen de acuerdo para realizar una acción todo sale mejor. Pero eso es en teoría.

Lo que ocurre con el equipo y que transforma lo que hace en algo excelente, bueno o malo,  tiene directa relación con sus integrantes, su jefatura y su metodología. Por tanto no es tan sencillo decir: “Voy a contratar a los mejores analistas para realizar esta mejora”, o “estamos implementando este proceso de comunicación interna” o “esta jefe tiene una gran experiencia en el tema” para conseguir buenos resultados. No es tan fácil.

Actualmente está muy de moda fomentar la relación del equipo a través de paseos, almuerzos, día de cumpleaños y un largo etc. Esto es importante hacer, pero no es lo fundamental. Las relaciones humanas son complejas y el almorzar juntos no garantiza que el equipo funcione bien. De hecho muchas empresas se centran solamente en eso, creyendo que si un equipo se conoce o  son “casi amigos” trabajarán mejor. ¡Falso! Se olvidan de fomentar acciones  como nivelación de conocimientos, reuniones realmente efectivas, metodologías productivas, asignación eficiente de responsabilidades, capacitaciones cruzadas que realicen sus mismos integrantes, entre otras muchas cosas. Para conseguir resultados debemos trabajar en equipo y para ello debemos actuar como tales. 

Me gustaría centrar su atención en un concepto olvidado: “Involucrar”. La frase que a continuación expongo lo dice muy bien:

Dime y lo olvido, enséñame y lo recuerdo, involúcrame y lo aprendo. (Benjamín Franklin)

¡Esa es la clave! No sacamos nada con decir solamente lo que tiene que hacer un equipo o en el mejor de los casos mandarlos a cursos y charlas para que aprendan nuevas metodologías, si en el largo plazo no están involucrados con lo que se debe hacer y no comprenden el aporte que están realizando en sus organizaciones. Este es el primer paso. Si logramos involucrar al equipo en lo que está haciendo, todas las demás acciones resultan ser implementadas más fácilmente.

¿Sirven los métodos de Productividad Personal?

El concepto de productividad se ha acuñado por décadas y se refiere a una variable necesaria de controlar y mejorar, con el fin de asegurar que una actividad económica sea rentable. Hoy muchas actividades son desarrolladas por personas de la era del conocimiento, provocando que dicha variable sea de difícil medición. Surge por consiguiente el concepto de, “productividad personal”, donde se mide el “Cuánto haces por la consecución de los objetivos trazados”. Muchos aún la miden por cuánto haces en el tiempo (variable industrial), por ejemplo: cuántos informes realizas o cuántas soluciones presentas en el mes. Si me permiten decirlo, pienso que lo primordial en esta nueva variable de Productividad Personal (de los trabajadores del conocimiento),  es que sino haces lo que debes hacer para cumplir con los objetivos trazados, no me  importa cuán rápido lo hagas. No sacamos nada con ser los mejores mecanógrafos sino hago el informe que hace falta.

Hoy los trabajadores del conocimiento, que muchas veces tienen horario de entrada, pero no de salida, no saben gestionar las múltiples actividades que requieren su atención y compromiso, provocando un aumento del nivel de estrés y de un resultado poco satisfactorio de la acción realizada. Todos tenemos las mismas 24 horas del día, ni más ni menos. Por tanto aprender a gestionar las actividades que realizo en un tiempo determinado es de vital importancia. Comienza a surgir por consiguiente el concepto de “Elección”.

¿Cómo elegir?