GTD – Paso 5 – Hacer

Último paso de Getting Things Done (GTD). La productividad personal se demuestra haciendo. Ahora tienes control, un inventario de todo lo que debes hacer y criterios objetivos para tomar decisiones.

La clave para “hacer” en GTD es pensar. No reacciones por instinto, párate unos segundos y piensa: ¿Es recomendable hacer ésto ahora?. Revisa tus contextos y el calendario, ¿Qué aporta más valor?

En el trabajo del conocimiento existen tres maneras de trabajar:

  • Trabajar en un trabajo ya definido: es ejecución en su estado puro. Pero para que ocurra se tiene que haber definido el trabajo.
  • Trabajar en definir el trabajo: es un trabajo de alto valor. Incide directamente en la eficiencia que tendrás cuando ejecutes el trabajo.  Mientras mejor definas, mejor será tu ejecución.
  • Trabajar en el trabajo en la medida que surge. Evita trabajar así. Una manera de hacerlo es no pensar de manera impulsiva, mejor pregunta, analiza, busca opciones.

Nos vamos a caer del carro de GTD. Los cambios sencillos que propone el método no lo lograrás incorporar en pocos días o semanas. Tendrás mejoras palpables en el minuto uno, pero recuerda que es un proceso de aprendizaje, con caídas, donde deberás dedicar esfuerzo y tiempo en consolidar los pasos. Debes practicar mucho.

Hay errores típicos en la implementación. El primero es falta de humildad. Creemos que el método es mejorable (que por cierto lo es), pero no le hagas ninguna modificación hasta que lleves un muy buen tiempo con el original. Nos resistimos al cambio e intentamos modificar las cosas de GTD para que no nos duela tanto. Espera y verás.

Otro error típico es adoptar GTD de manera parcial. Solo para determinados aspectos de la vida: profesional, personal o para cosas importantes. Si haces ésto fallarás, porque si te acuerdas del paso 1, debes capturar sin pensar, sin tomar decisiones. Al creer que puedes usar GTD solo en tus actividades profesionales, cuando captures deberás pensar y estarás rompiendo el método.

Otro clásico error es tratar de buscar la herramienta perfecta, ojalá la mejor tecnología. No es así. GTD requiere un cambio de hábitos que ninguna herramienta podrá hacer por tí. Consolida los hábitos y con el tiempo busca una herramienta que te agrade y se acomode a tu personalidad. Al principio dedica tiempo en crear los hábitos de GTD, aunque eso te lleve a usar papel y lápiz.

La productividad personal no consiste en hacer muchas cosas, sino en hacer de manera eficiente las cosas que hay que hacer.

(Apuntes basado en libro “Productividad personal – Jose Miguel Bolivar”

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GTD – Paso 4 – Evaluar o reflexionar

Todos los pasos anteriores del método nos aseguran que nada se ha escapado de nuestra atención y que todas las cosas se han transformado, tienen un significado claro y concreto. Pero todo tiende al desorden. Llegan más cosas a nuestras bandeja de entrada, hemos completado acciones y renegociado fechas. La fiabilidad del sistema comienza a degradarse.

Este paso, evaluar o reflexionar, también podría llamarse revisar. Es considerado el más importante de todos los pasos de GTD. Si no lo hacemos o lo hacemos mal, los pasos anteriores no sirven de nada.

Cuando revisamos lo hacemos de tres formas distintas:

  • Para decidir qué hacer. Es la revisión más frecuente, porque en GTD siempre nos preguntamos ¿Ahora qué hago? La respuesta no es hacer lo primero que se nos ocurre, sino que revisamos. Es un hábito diario, habitual durante el día y orientado a la ejecución. Revisamos la Agenda/Calendario y las listas de contexto para elegir informadamente qué hacer ahora.
  • Para mantener la fiabilidad del sistema. Revisar nos permite mantener la sensación de control, sintiéndote bien con las cosas que haces y con aquellas que no haces. Son revisiones menos frecuentes, pero muchos más profundas, abarcando todo el sistema. La más conocida se conoce como “revisión semanal” y nos ayuda a tener el sistema GTD fiable.
  • Para ganar perspectiva. Lo veremos en futuros artículos.

¿Cómo hacer una revisión semanal?

Elige un día y hora en la semana, siempre el mismo. Particularmente me gusta el día viernes al final del día. Que no te de pereza, es un hábito que debes desarrollar, porque todo tu sistema GTD, su fiabilidad, está en juego.

  • Trabajo preparatorio: recopila o captura todo lo que tengas pendiente. Luego procesa o aclara todas las bandejas de entrada y organiza.
  • Revisa tu Agenda/Calendario: revisa la semana que acaba de pasar, ¿Qué acciones fueron canceladas o actualizadas? Refleja las nuevas fechas en tu calendario. Revisa tu agenda con un norte de 3 a 4 semanas para hacerte una idea de lo que viene.
  • Revisa tu archivo de seguimiento: ¿Qué acciones se activarán en los próximos días o semanas?
  • Revisa tu lista de proyectos: Debes asegurar que exista al menos una próxima acción para cada proyecto activo (en tus contextos, calendario, archivo de seguimiento, lista a la espera). No debe ocurrir que un proyecto no tenga una próxima acción. Identifícala y organízala en el contenedor que corresponda.
  • Revisa todos tus contextos: elimina las acciones completadas. Verifica que los contextos siguen siendo usables, vale decir, que la cantidad de acciones por hacer sea manejable. Estima al menos unas diez o doce próximas acciones por contexto.
  • Revisa tu lista “a la espera”: debes asegurar que refleja la situación actual y elimina las ya completadas. Si requieres puedes enviar recordatorios a las personas delegadas, porque no han respondido en un plazo prudente.
  • Revisa tu lista “esta semana no”: Todos los pasos anteriores son para revisar cosas que requieren acción. Ahora toca revisar cosas que están incubadas. ¿Cómo hacerlo? Saca una cosa de esta lista y ejecuta el flujo de GTD nuevamente, partiendo por la pregunta ¿Requiere Acción? Puede volver a incubarse o bien eliminar definitivamente.

Recuerda que necesitas tu sistema fiable, para tomar buenas decisiones y estar tranquilo por haberlas tomado.

(Apuntes basado en libro “Productividad personal – Jose Miguel Bolivar”

GTD – Paso 3 – Organizar

El paso 3 del método Getting Things Dones (GTD) se encarga de depositar las cosas transformadas en contenedores específicos. Este paso debe ser realizado de manera simultánea con el paso 2, Procesar o Aclarar.  Las bandejas de entrada son los puntos de partida, donde sacamos una “cosa”, pensamos y decidimos, para luego organizarlas en algún contenedor.

Veamos algunos contenedores de acuerdo con el flujo del modelo GTD:

  • Las cosas que no requieren acción y no me van a servir las elimino. Las envío a la papelera, la cual puede ser análoga o digital.
  • La información útil, pero que no reviso hasta que algo externo me solicite hacerlo (póliza de seguro televisor cuando éste se estropea), lo archivo en un formato análogo o digital como Google Drive, Evernote, etc.
  • Si es información útil y que debo revisar cada cierto tiempo, las incubo en la Lista Algún día / tal vez. Esta lista puede ser más de una: libros por leer, lugares por visitar, películas por ver, etc.
  • El mismo caso anterior, pero la revisión debe ser realizada cada semana: las dejo en la Lista “Esta Semana No”. Este contenedor fue invento de José Miguel Bolívar, para simplificar la revisión. No todos los elementos que se incuban deben ser revisados semanalmente. De hecho resultará útil revisar “libros por leer” solo cuando acabe de terminar el libro que estoy leyendo hoy.
  • Si la “cosa” resulta ser un proyecto, es decir, requiere más de una acción para conseguir el resultado, se debe dejar en el contenedor de Proyectos. Sus próximas acciones irán al contenedor “contexto” respectivo que veremos más adelante. Destaco la importancia de tener un contenedor “Material de Referencia de proyectos”, donde dejaremos toda la información de interés para el proyecto, así como sus acciones (futuras o incluso gantt) para conseguir el resultado.
  • Si delego acciones (no las hago yo) cuyos asuntos me incumbe y debo estar atento a sus resultados, la debo organizar en el contenedor “A la Espera”.

Hasta aquí hemos organizado todo y solo nos queda ver cómo organizamos las “próximas acciones”. El criterio clave es “Fecha Objetiva”. Si tiene fecha objetiva, nos debemos preguntar si es una fecha concreta, día y hora específica, como “visitar al doctor el jueves 12 de Enero a las 16:00 hrs.”, o bien, la acción debe ser realizada antes de una fecha específica, por ejemplo “declarar mis impuestos antes del 30 de Abril”.  En estos casos llevamos la acción a un calendario o agenda.

Otra opción es que la acción debe ser hecha después de una fecha determinada y en este caso nuestro contenedor es “Archivo de seguimiento”. Ejemplo: “comprar las entradas para el concierto después del 3 de abril”. Estas acciones las vamos revisando periódicamente, pero no las vemos junto a las acciones que debemos hacer lo antes posible.

Finalmente las acciones que no tienen fecha objetiva se deben dejar en el contenedor “Lista de próximas acciones”. Esta lista no es única, sino que son varias según contexto.

¿Qué es un contexto? ¿Cómo decido “qué hacer” de manera objetiva? Para hacerlo debemos responder:

  • Qué herramientas necesito para hacer la tarea. Si debemos hacer una llamada, resulta lógico que la herramienta es el teléfono.
  • Qué circunstancia es necesaria para ejecutar la tarea. Si requiero cambiar una ampolleta en mi dormitorio, la circunstancia es que debo estar en mi casa.
  • Qué persona necesito para poder completar la tarea. Si necesito explicar algo a Luis, pues obviamente la persona es Luis.

Estos criterios: herramienta, circunstancia y persona que necesito para completar mis próximas acciones se conocen como contextos en GTD. ¿Qué ocurre si una próxima acción tiene como respuesta más de un contexto? Para responder debemos preguntarnos ¿Qué me permitirá hacerlo de manera más eficiente? Por ejemplo si una próxima acción puedo completarla enviando un email, llamando por teléfono o reuniéndome con la persona. ¿Qué es más eficiente? Dependerá del caso y debo optar por una de ellas.

¿Qué pasa si los contextos son insuficientes? Puedo optar por otros contextos o seudo-contextos como el tiempo y la energía. Los podemos combinar. De esta manera puedo tener Teléfono y poco tiempo.

No debes confundir los contextos con categorías subjetivas como personal, profesional o dónde me gustaría hacer un tipo de tareas. Un contexto siempre debe responder ¿Qué necesito?

Como ves la lista de próximas acciones es en realidad la suma de todos mis contextos.

(Apuntes basado en libro “Productividad personal – Jose Miguel Bolivar”

GTD – Paso 2 – Procesar o aclarar

En el trabajo del conocimiento la tarea debe ser definida. Debemos responder: ¿Qué es? ¿Qué hay que hacer? ¿Cuándo necesito hacerla? ¿Qué necesito para hacerla? Tenemos que transformar las cosas, aquellas que capturamos sin pensar y sin decidir en el paso uno del método, en algo evidente, que tenga un significado concreto para nosotros.

Procesar o aclarar es sacar de la bandeja de entrada una cosa y convertirla en acción o proyecto con la que podamos trabajar. Ahora debemos pensar y decidir. GTD nos entrega un proceso estructurado y criterios objetivos, lo cual nos facilita la toma de decisiones.

El flujo del proceso es el siguiente y pertenece a un trabajo de José Miguel Bolívar , quien no modificó lo creado por David Allen (el flujo es el mismo que se usa en GTD), pero con más vitaminas a lo expuesto por Allen. Si deseas obtenerlo en tamaño original descárgalo aquí.

modelo_gtd

¿Qué tenemos que hacer? Tomar una “cosa” de la bandeja de entrada y recorrer el flujo en el orden indicado. Considera lo siguiente:

  • El objetivo de este paso, es vaciar la bandeja de entrada transformando su contenido. Es pensar y decidir.
  • Procesar las cosas de las bandejas de entrada con el orden que tienen. Aquí no se trata de usar algún criterio o nivel de importancia que puedan tener las cosas. Sácalas una en una, como vengan.
  • Las cosas que salen de la bandeja de entrada no vuelven a entrar.
  • Sigue el flujo a pesar que puedas pensar distinto. Se humilde.

Analicemos (un poco) en detalle el proceso:

  • Buscar significado que tiene. Al sacar una cosa de la bandeja de entrada debemos responder ¿Qué es? ¿Qué significado tiene para mí? A veces resulta fácil, porque si la “cosa” es la factura de la luz, la respuesta es obvia. Pero otras veces no es tan fácil, así por ejemplo: si llega un correo de un amigo preguntando mi opinión sobre su trabajo, no es correcto responder “es un email”. Debe ser concreto y claro. Es mejor expresarla como “es un email de mi amigo Arturo que desea mi opinión sobre el trabajo X que está desarrollando”.
  • ¿Requiere acción? Por defecto la respuesta debe ser NO. O bien debe cumplir:

a) La “cosa” tiene una fecha objetiva. En ese caso siempre requiere acción.

b) Si no hago nada con esa “cosa” puedo tener consecuencias indeseables en los próximos días. Requiere acción, pero si los efectos nocivos se producen a mediano o largo plazo, no requiere acción inmediata, por lo menos ahora.

c) Si la “cosa” posee mi compromiso firme e irrevocable de hacer algo en los próximos días, entonces requiere acción. Si el plazo es más largo, entonces no requiere acción inmediata.

  • Si la “cosa” no requiere acción ¿Me puede servir? Si la respuesta es No, entonces eliminarla. Pero si la respuesta es Sí, debes preguntar ¿Para qué te podría servir? ¿Imaginas algún escenario útil? Si es así consérvala.
  • Archivar es guardar “cosas” que podrían ser útiles, pero no depende de uno si las vuelve a utilizar.  Pertenece a un factor externo. Un ejemplo claro es la “póliza de seguro de tu televisor”. Si se daña, deberás sacar y usar tu póliza. No antes, ni por que tú quieras.
  • Incubar es guardar “cosas” que podrían ser útiles si tú lo decides. Son cosas que requieren acción en algún momento determinado y debo revisarlas. La diferencia de incubar en Lista “Algún día tal vez” o “Esta semana No” (concepto acuñado por José Miguel Bolívar), es la frecuencia de revisión.

Antes de seguir el flujo del método aclaremos ¿Qué es un proyecto en GTD? Es alcanzar un resultado a través de varios pasos hasta completarlo. Incluso si tiene solo dos pasos. Aquí surgen dos conceptos “acción” y “próxima acción”. Una acción es cualquier paso de un proyecto que puedo completar de inmediato o no. Próxima acción es cualquier acción que puedo completar ya, que forma parte de un proyecto o es una acción aislada.

Continuemos….

  • Si la respuesta es Sí a la pregunta ¿Requiere acción?, nos preguntamos si es una o más de una. ¿Es una acción aislada o se requieren varios pasos? Si es única continuamos. Si es más de una, debemos dejar constancia del proyecto y su próxima acción para continuar.
  • ¿Lo puede hacer otra persona? Aquí no se pregunta si nos gustaría, si la persona es de confianza o si merece la pena. Simplemente es: “la próxima acción la realizará otra persona que no eres tú”. Si existe la más mínima posibilidad de delegar, hacerlo.
  • ¿Me demoro más en organizarlo? Concuerdo con José Miguel Bolívar y Jerónimo Sánchez, cuando indican que al principio, cuando recién comenzamos con GTD, no nos hagamos esta pregunta y sigamos con el flujo. ¿Por qué? Esta es la famosa regla de los dos minutos y puede tener efectos nocivos al principio, porque este paso (Procesar o Aclarar)  es pensar y decidir y es mejor no mezclarlo con hacer. En todo caso esta regla significa que si vas a tardar más tiempo en organizar la “cosa” que hacerla, es mejor hacerla, evitando absurdos metodológicos.
  • Aplazar: es tomar un tiempo antes de hacer, dejando perfectamente todo organizado en contenedores específicos como la Agenda, Archivo de seguimiento o en contextos.

En el siguiente paso del método se analiza en mayor detalle los contenedores donde dejamos nuestras “cosas”, ahora transformadas en acciones y proyectos, de manera ordenada.

(Apuntes basado en libro “Productividad personal – Jose Miguel Bolivar”

 

GTD – Paso 1 – Recopilar o capturar

Es el primer hábito de Getting Things Done (GTD).  Consiste en agrupar todo lo que aparece a nuestro alrededor en contenedores llamados bandejas de entrada. Llamadas telefónicas perdidas, mensajes recibidos, lo que nos solicitan hacer otras personas o alguna idea que se nos ocurre en el camino.

Obviamente hay bandejas de entrada automáticas que capturan sin nuestra intervención. Ejemplo de ésto son los mensajes de correo electrónico, que llegan sin mediación nuestra a la bandeja de entrada del gestor de correo. Nos centraremos en la captura manual, porque exige un cambio en cómo hacemos las cosas. Es un hábito sencillo, pero es muy habitual ejecutarlo mal e incluso lo mezclamos con los dos pasos siguientes de GTD.

Cuando se nos dice “recopilar” o “capturar” solo debemos hacer eso. Nada más. Tomamos una cosa que está en nuestra cabeza, la sacamos y la depositamos en un contenedor. Sin análisis y sin decisiones. Solo son cosas. Tiempo vendrá en el siguiente paso de GTD, para transformar esas “cosas” y darles un significado.

Un consejo práctico que he leído en varios blogs: Cuando recopiles no uses verbos. Un verbo expresa una acción y exige que pensemos en cuál es el mejor. Aquí no pensamos, solo capturamos. Fíjate: es distinto anotar “hora dentista” que “pedir hora dentista”.

También es práctico no aplicar ningún tipo de filtro, como nivel de importancia. Si tienes que decidir si una cosa es importante o no, estás pensando y ya sabes de qué se trata este paso.

Cuando uno habla de “bandeja de entrada” nos referimos solo a un contenedor. En él se dejan cosas de manera temporal y se vacía con cierta regularidad. En GTD deben cumplir con lo siguiente:

  • Solo contienen cosas. No hay tareas, no hay recordatorios o información.
  • Se almacena por un período corto de tiempo. No es un archivo, lista de tarea o una agenda.
  • Tiene que ser vaciadas de manera frecuente y por completo. No pueden quedar sin vaciar.

Ejemplos hay muchos. Casillas de email, lista llamadas perdidas, mensajes de texto, redes sociales, Whatsapp u otro parecido. Mesas, muebles, bolsillos, carteras. En general cualquier sitio que se acumulen o dejes cosas.

Para implementar bien este paso debes conocer tus bandejas de entrada. Es la única manera que mantengas el control de las cosas. Identifícalas y luego pregunta:

  • ¿Puedo eliminar alguna? ¿Existe alguna que es redundante o me exige pasos extra para capturar?
  • ¿Necesito una bandeja de entrada más?¿Tengo todas las suficientes para capturar en todo momento y lugar (incluso cuando camino en la calle)?

No hay un número óptimo de bandejas de entrada. Depende de cada uno. Pero debes asegurar que tienes todas las necesarias y que te permiten capturar de manera rápida, sencilla, en cualquier momento y lugar.

Recuerda: Capturar es sacar cosas de tu cabeza, sin pensar, sin tomar decisiones. Déjalas en un contenedor temporal y luego en el siguiente paso de GTD analizaremos qué hacer con ellas.

(Apuntes basado en libro “Productividad personal – Jose Miguel Bolivar”) 

Introducción a GTD – Conceptos Básicos

El trabajo del conocimiento es muy distinto al tradicional. Durante el siglo XX la mayoría de las actividades laborales eran estables, se conocía el qué se debía hacer y el cuándo estaba terminado. Hoy no. Cuando nos enfrentamos a una tarea lo primero que debemos hacer es definir lo que se debe hacer y colocar indicadores de cuándo se ha terminado. No viene en piloto automático.

Nos bombardean con tareas por realizar, reuniones por asistir, proyectos que acabar y el e-mail que parece un flujo constante de información. Confiamos en nuestra memoria, elegimos mal, nos atrasamos y terminamos la jornada laboral cansados y sintiendo que no avanzamos absolutamente nada.

Hoy tenemos más cosas que hacer que tiempo disponible para hacerlas. Es nuestra dura realidad y debemos acostumbrarnos a dejar cosas sin hacer. La mayoría de las metodologías de gestión del tiempo, productividad personal y un largo etc., hoy no están funcionando porque la naturaleza de nuestro trabajo ha cambiado. Vivimos en un mundo complejo y vertiginoso, nada es estable por mucho tiempo, si algo es urgente ahora, puede que en una hora más no lo sea.

¿Qué podemos hacer? La respuesta simple y me imagino que es la que esperas según el título de este artículo: Usar GTD. Amigos es un gran punto de partida, pero no es la panacea. No creas que todos tus problemas desaparecerán por arte de magia.  Lo que sí te puedo asegurar es que si usas GTD podrás elegir qué bombas desactivar y sabrás cuáles estallarán, porque si estallarán. La gran diferencia con esta metodología es que podrás elegir objetivamente que bomba no desactivar, porque es la de menor impacto en tus objetivos. Avanzarás en tus proyectos, controlarás el estrés, tomarás mejores decisiones y vivirás una vida mejor.

¿Qué es Getting Things Dones (GTD)? Es una metodología y es una filosofía. Está basada en hábitos productivos que te permitirán controlar tu vida. Su creador es David Allen, quien durante años analizó la información que se había escrito hasta la fecha sobre productividad personal y verificó cuáles daban o no resultado. Pero no se quedó ahí, sino que estudió a personas de varias compañías del mundo que se caracterizaban por tener una productividad mayor a la media. Así que observó qué hacían o qué no hacían.

GTD es sencillo. Sus hábitos productivos son sencillos y concretos. Lo complejo de implementar GTD no está en GTD, sino en tus costumbres. Debemos cambiar de actitud, vencer la incomodidad de aprender algo nuevo y de ser proactivos en controlar nuestra vida.

¿Qué nos entrega GTD?

  • Un conjunto de hábitos productivos concretos que puedes aprender. No necesitas ser un experto o con alguna vocación innata. GTD puede ser usado por cualquier persona, sin importar qué profesión tenga o en qué industria se mueva.
  • Un sistema de gestión de nuestros compromisos sin depender de nuestra memoria.
  • Nos permite sentirnos bien con las cosas que hacemos y con aquellas que dejamos de hacer.
  • Nos proporciona recursos para decidir mejor. Entregando un inventario actualizado de manera permanente de todo lo que debemos hacer e incorpora un proceso de toma de decisiones sistémico y objetivo.
  • Nos permite desarrollar el hábito de hacer lo que debemos hacer en el momento adecuado. Dimensionando el trabajo para que sea más fácil empezarlo y terminarlo.

¿Cuáles son sus pasos? GTD posee diversos hábitos. Cuando uno recién comienza con esta metodología, es recomendable estudiar y practicar los hábitos que describiremos a continuación, con el fin de dar pronta solución a los problemas que nos vemos enfrentados. Pero al avanzar y asimilar los conceptos básicos, es preciso continuar con otros hábitos y que en su conjunto nos permitirá obtener una vida plena.

GTD propone un método de 5 pasos:

  1. Recopilar o Capturar: consiste en sacar cosas de nuestra cabeza, sin pensar, sin tomar decisiones sobre ellas en este momento y dejarlas en contenedores específicos llamados bandejas de entrada.
  2. Procesar o Aclarar: consiste en vaciar las bandejas de entrada a través una serie de preguntas, las cuales nos ayudan a transformar las cosas de nuestra cabeza, identificando en ellas el significado y grado de compromiso que tienen para nosotros. Con esta información tomar la decisión de qué hacer o no hacer al respecto.
  3. Organizar: consiste simplemente en depositar en contenedores específicos los resultados de las decisiones tomadas en el paso anterior.
  4. Evaluar o Reflexionar: consiste en revisar el sistema, con diferentes niveles de frecuencia e intensidad, para tomar buenas decisiones, mantener la fiabilidad del sistema y ganar perspectiva.
  5. Hacer: la productividad personal se demuestra haciendo. Si no haces no produces.  Pero este accionar no consiste en hacer muchas cosas, sino en hacer de manera eficiente las cosas que hay que hacer.

Espero que sea de utilidad esta pequeña introducción a GTD. Es un largo camino, el cual no está exento de fracasos. Pero no quiero finalizar estas líneas sin mencionar a grandes maestros de la productividad en español. Los he seguido por varios años, he leído sus artículos y los he puesto en práctica. Tienen un montón de recursos útiles sobre la metodología y otros temas relacionados y de interés. Te servirán.

No están escritos bajo ningún orden o clasificación. Inscríbete en sus respectivos blogs, no te arrepentirás.

(Apuntes basado en libro “Productividad personal – Jose Miguel Bolivar”)