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Herramienta 5S – Detalle de cada una de las “S”

Hemos introducido la herramienta Lean 5S en un artículo anterior. Ahora veremos en detalle el significado y cómo implementar cada una de las “S”.

1.- SEIRI: Clasificar

Remover de nuestra área de trabajo todo lo que no necesitamos, para realizar nuestras operaciones diarias. De esta manera todo lo que es necesario debe estar cerca para la acción, mientras que lo innecesario se debe retirar del sitio.

SEIRI es separar lo que es necesario de lo que no lo es y “tirar” lo que que es inútil.

Preguntas básicas que se hacen en SEIRI:

  • ¿Necesitamos todo lo que aquí se encuentra? ¿Es necesario este elemento?
  • Si un elemento es necesario ¿Están en la cantidad adecuada?
  • Si un elemento es necesario y está en la cantidad adecuada, ¿Es necesario que esté en esta ubicación?
  • ¿Hay objetos que no se usan?

Flujo de acción de SEIRI

Primera "S" Herramienta Lean 5S
Primera “S” Herramienta Lean 5S
  1. SEITON: Organizar

El objetivo es organizar las cosas necesarias para que puedan ser obtenidas fácilmente y cuando se necesiten. Dicho de otra manera: “Colocar lo necesario en un lugar de fácil acceso”

Principios:

  • Mejorar la accesibilidad.
  • Adecuar el contenedor al contenido.
  • Estandarizar contenedores
  • Nada sobre el suelo, todo sobre ruedas
  • Linealidad, mantener los espacios despejados para circular.

Preguntas básicas que se hacen en SEITON:

  • ¿Qué artículos se van a almacenar?
  • ¿Dónde se ubicaran?
  • ¿Qué cantidad se va a almacenar?

Tres puntos claves en relación a organizar. Todo elemento debe ser fácil encontrar, utilizar y regresar.

¿Por qué es necesario?

  • Evita pérdida de tiempo en buscar y localizar elementos.
  • Evita comprar elementos que no se localizan.
  • Evita reemplazar elementos que se encuentran deteriorados por el mal almacenamiento.
  • Evitar tener una imagen negativa de un lugar (desordenado).

¿Cómo aplicarlo?

Paso 1:

Decidir la localización más adecuada del elemento, considerando:

  • La manera más rápida para encontrarlo y utilizarlo.
  • Reducir al mínimo el traslado.
  • Reducir espacio.
  • Evitar movimientos innecesarios y sobre todo perjudiciales (ergonomía).
  • Evitar riesgos o peligros en su ubicación o cercanía con otros elementos.

Para ordenar se deben seguir los siguientes criterios:

  • Seguridad: evitar que se caigan, que no estorben, etc.
  • Calidad: evitar que se deterioren, oxiden, golpeen o se mezclen con otros.
  • Eficacia: minimizar el tiempo para su localización y acceso para su utilización.

Paso 2:

Determinar con claridad y precisión las localizaciones. Una vez determinada, identificarlas para que puedan ser encontrados con facilidad y prontitud. Además debe permitir saber con rapidez cuántas cosas hay en cada sitio (control visual).

Criterios según prioridad de uso:

  • Es posible que se use: colocar en alguna área de archivo muerta. Nulo tránsito.
  • Se usa algunas veces al año: colocar en un archivo o bodega.
  • Se usa algunas veces al mes: colocar en áreas comunes
  • Se usa varias veces por semana: colocar cerca del área de trabajo
  • Se usa  varias veces al día: colocar cerca de la persona
  • Se usa a cada momento: colocar junto a la persona

El control visual es un sistema de comunicación que utiliza imágenes que explicitan mensajes claros y precisos que nos permiten conocer, ubicar y recordar normas de comportamiento en un lugar determinado. De esta manera nos permite saber:

  • Dónde deben estar los elementos.
  • Cuántas cosas deben estar ahí.
  • Cuál es el procedimiento estándar para hacer algo.
  • El estatus de trabajo en curso.
  • Si algo está procediendo de forma normal o no.

Herramientas de control visual:

  • Marcar la ubicación.
  • Uso de letreros, etiquetas o tarjetas.
  • Mapa 5S.
  • Marcar con colores.

3.- SEISO: Limpieza

Mantener en buenas condiciones el equipo de trabajo y conservar limpio el ambiente de trabajo. Pero no es limpiar por limpiar o por un fin estético. Mucho menos contratar una empresa que limpie en mi lugar. El concepto de SEISO no es solo mantener limpio, sino de identificar y eliminar fuentes de suciedad y tomar medidas para que todos los medios se encuentren en perfecto estado.

¿Cómo aplicarlo?

Paso 1: Jornada de limpieza

Limpiar equipos, pasillos, armarios, escritorios, etc. Pero no es solo limpiar, sino identificar un estándar que permita obtener la forma que deben tener las áreas permanentemente.

Paso 2: Determinar las metas de limpieza

Existen 3 categorías o tipos de limpieza:

  • Elementos almacenados (materiales, accesorios, útiles)
  • Equipos (útiles de trabajo, equipos de oficina, máquinas, etc.)
  • Espacios (áreas de trabajo, pisos, paredes, ventanas, etc.)

Paso 3: Determinar las responsabilidades de la limpieza

Se puede usar uno de estas herramientas:

  • Mapa asignación 5S: donde se muestra el área y quién es el responsable de su limpieza.
  • Programa de limpieza: es un documento o tarjeta que muestra el detalle de lo que se debe limpiar, responsable, días y veces en el día.

Paso 4: Determinar métodos de limpieza

Se debe crear un documento o procedimiento que incluya:

  • Propósito de la limpieza.
  • Fotografía, gráfico u otro medio como estándar del área. Además de su asignación para un responsable.
  • Elementos de limpieza y seguridad, además de la manera de utilizar los elementos.
  • Describir actividades de limpieza, como inspección antes y después de finalizar, actividades específicas a realizar, tiempo promedio que lleva hacerlo, etc.

Paso 5: Preparar herramientas y útiles de limpieza

Dejarlos en un lugar específico y prestos a ser utilizados para la acción.

Paso 6: Implantar la limpieza

Realizar las acciones de limpieza con un pensamiento superior a limpiar. Exige realizar un trabajo creativo de identificación de las fuentes de suciedad, tomando las acciones de raíz para su solución, de lo contrario, sería imposible mantener limpio y en buen estado el área de trabajo.

Lecciones que nos deja la limpieza:

  • Cuánto más tiempo transcurre desde que se produce la suciedad y se limpia, más molestia genera.
  • Las mismas personas que trabajan en un área se deben involucrar en la limpieza y su mantenimiento.
  • El desorden no anima a limpiar.

4.- SEIKETSU: Mantener

Significa definir una manera consistente de llevar a cabo las actividades de clasificar, organizar y limpiar. Es consolidar su funcionamiento, evitando tener nuevamente elementos innecesarios o perder los niveles de limpieza alcanzados.

La estandarización es el medio para uniformar criterios y establecer claramente el ¿Qué? ¿Quién? ¿Cómo? ¿Cuándo? ¿Dónde? y ¿Por qué? No deja nada a interpretaciones o inclinaciones personales. Permite además detectar diferencias entre un estado normal de otro anormal, actuando en consecuencia a la situación.

Algunas reglas para lograr mantener el sistema en el estado que se logró con la implementación de las tres primeras “s”. Este es nuestro estándar.

  • Es mejor no ensuciar que limpiar.
  • Colocar énfasis en controles visuales (colores, señas, etc.)
  • Establecer procedimientos y planes para mantener el orden y la limpieza.
  • Crear hábitos para conservar el lugar de trabajo en perfectas condiciones.
  • La idea es que cualquiera pueda distinguir una situación normal de otra anormal, y ésto a través de sencillas normas. Acuérdense de una caja de lápiz, si hay un espacio vacío, inmediatamente se sabe que falta un lápiz.
  • Se debe establecer el cómo actuar para corregir una anomalía.

Algunos ejemplos de estandarización:

  • Impresora: dejar una hoja de color justo antes de las 5 últimas. Cuando dicha hoja salga impresa, quiere decir que el dispositivo requiere que se le recargue con nuevas hojas.
  • Papeleros: cada papelero con un color que identifique el tipo de desecho que se debe incluir ahí.
  • Carpeta: ordenadas por colores. Cada color significa un tipo de archivo. Si al observar el estante, existen carpetas de colores mezcladas entre sí, se sabe inmediatamente que no están en el lugar correcto.

5.- SHITSUKE: Disciplina

Significa crear las condiciones que fomenten el compromiso para formar el hábito con las actividades relacionadas con las 5S. Requerimos disciplina, porque nuestra tendencia natural es volver al estado inicial. Debemos profundizar en:

  • Trabajar permanentemente de acuerdo con las normas establecidas.
  • Hacer de la organización, orden y limpieza una práctica diaria.
  • Realizar evaluaciones periódicas para identificar desviaciones y nuevas oportunidades de mejora.

Algunos pasos que pueden ayudar en fomentar la disciplina:

  • Usar ayudas visuales
  • Publicar fotos de antes y después
  • Establecer rutinas diarias, mensuales y semestrales de aplicación.
  • Realizar evaluaciones periódicas. ¿Cómo vamos?

Herramienta 5S – Hacer de manera uniforme y eficiente

5S es un principio básico de Lean. Tiene un enfoque sistémico de mejoras duraderas en el tiempo, que influye en la motivación, satisfacción, resultado, seguridad, productividad y calidad. No es exclusivo para un tipo de cultura, organización o profesión y se puede aplicar desde un escritorio hasta un puesto de una línea de montaje.

Su objetivo es crear el hábito de respetar lo establecido, definido y acordado.

5S representan principios expresados en 5 palabras japonesas que comienzan con la letras “S”:

 

Japonés Español Concepto Objetivo
SEIRI Clasificación Separar innecesarios Identificar y reparar materiales necesarios de los innecesarios y eliminar éstos últimos.
SEITON Orden Situar necesarios Organizar de manera eficiente el espacio de trabajo, ubicando e identificando los materiales para facilitar y hacer más rápido su localización.
SEISO Limpieza Suprimir suciedad Identificar y eliminar fuentes de suciedad, para mantener limpio lugares de trabajo, herramientas y equipos.
SEIKETSU Estandarizar Control Visual / Identificar anomalías Distinguir situaciones anormales, mediante normas sencillas y visibles para todos. Mantener y mejorar los logros obtenidos
SHITSUKE Auto-Disciplina / Hábito Seguir mejorando Trabajar permanentemente de acuerdo con las normas establecidas.

Las primeras tres palabras: clasificación, orden y limpieza, pueden resultar a simple vista triviales e incluso domésticas; pero estos tres conceptos son el primer paso para comenzar con un proceso de mejora continua, para ser más eficientes en un entorno seguro y agradable.

5S no es una filosofía orientada a lo estético, sino que busca mejorar y mantener las condiciones de organización, orden y limpieza, para ayudar a impulsar mejores condiciones de trabajo, seguridad, clima laboral, motivación personal, eficiencia, etc. Apalanca la calidad, la productividad y la competitividad.

¿Cuáles son sus beneficios?

  • Logra obtener un lugar de trabajo más limpio, mejor organizado y seguro. Facilitando las tareas de aseo y limpieza.
  • Libera espacio útil.
  • Disponer de un sitio adecuado para cada elemento de trabajo.
  • Menor costo de inventarios por no tener objetos innecesarios.
  • Mejora el control visual de las áreas de trabajo, eliminando las pérdidas de material y facilitando las pérdidas de materiales.
  • Facilita la identificación de defectos, errores y averías.
  • Se logra una operación de actividades más fácil y segura. Reduce el tiempo de acceso a material, documentos, herramientas, etc.
  • Mejora la vida útil de los equipos.
  • Genera una imagen positiva.
  • Estimula la generación de nuevas ideas.
  • Mejora la disciplina de trabajo.
  • Se logra conocer en profundidad el equipo y elementos de trabajo. Algunos pueden decir que saben diferenciar el ruido de una máquina para saber si está en buen estado.

¿Qué no es 5S?

  • No es hacer la limpieza u ordenar porque vienen visitas o clientes.
  • No es una cuestión meramente estético, sino que busca la funcionalidad y eficacia en el quehacer.
  • No es una moda.
  • No es un programa motivacional, donde se crean eslogan, afiches u otro material.

¿Qué es un mapa de procesos?

Para poder explicar qué es un mapa de proceso, debo lamentablemente volver al viejo paradigma funcional. Le he hecho mala fama aqui y aqui, pero es necesario para su comprensión.

Un mapa de proceso es una especificación de todos los procesos de una empresa. Podemos decir que es el inventario de procesos de una organización. Se representa de manera jerárquica y funcional (he aquí el viejo paradigma), sin ahondar en detalles de los mismos.

Un mapa de proceso responde el “Qué”. Representa la cadena de valor, los grupos de procesos y procesos de negocio. El detalle o especificación de cada uno de los elementos del mapa responde al “Cómo” y se representan los flujos de los procesos de negocio creados con notación BPMN.

El mapa de proceso lo podemos diseñar para que nos entregue información al más alto nivel, dividiéndolo en Procesos Directivos, Procesos de Negocio y Procesos de Soporte

mapaprocesoaltonivel

Tanto los procesos de proveedores, como clientes, se dibujan de manera genérica. En la medida que las relaciones comerciales avancen podría ser interesante incorporar algunos procesos de ellos en el mapa.

Podemos realizar un zoom a uno de los procesos definidos en el mapa anterior y lo podemos visualizar a través de tres niveles:

  • Mapa estratégico
  • Grupo de procesos
  • Procesos de Negocio

zoommapaproceso

En el siguiente nivel (zoom o doble clic), podríamos a través de BMPN diseñar los procesos de negocio como “Contratar Personal”, “Crear Curso”, etc.

¿Para qué se usa un mapa de procesos?  

Un mapa de procesos nos da visibilidad, nos ayuda a comprender a la organización y cómo están jerarquizados sus procesos.  Si deseamos realizar una mejora por ejemplo, a través del mapa podemos entender de qué proceso se trata (si es un macro proceso, un proceso o un subproceso) y por consiguiente el grado de complejidad y criticidad del mismo.

¿Cómo construir un mapa de proceso?

Se puede construir manualmente desde cero o con información que tenga creada la organización. Necesitaremos:

  • Listar todos los procesos de negocio existentes (crear un inventario)
  • Agruparlos por áreas y luego por niveles
  • Agruparlos según la función que cumplen
  • Finalmente establecer las relaciones entre procesos y entre grupo de procesos

Otra manera de construirlo es utilizando PCF (Process Classification Framework)

PCF es un modelo estándar de referencia (abierto), que permite estructurar y clasificar mapas de procesos. Fue definido por la American Productivity and Quality Center (www. apqc.org) y en él se incluyen las mejores prácticas en cuanto estructura de procesos para cada rubro. Las ventajas de contar con este framework son:

  • Estandarizarnos y compararnos con otras organizaciones en el mundo.
  • Validar la completitud de nuestros procesos y el nivel de profundidad de los mismos.

PCF tiene diferentes versiones separadas por rubro. Encontramos mapas para propósitos generales (multipropósitos), telecomunicaciones, farmacéuticas, petroleras, bienes de consumo, etc.  Como son por rubros incluso hasta los nombres de los procesos están estandarizados, son familiares para cada uno de ellos.

Herramienta para descubrir procesos – RECI

Ya hemos visto a través de la Matriz de descubrimiento, la manera correcta de tener claro el alcance del proceso en el cual se comenzará a trabajar. Así mismo con la herramienta SIPOC tenemos el conjunto de actividades, entradas y salidas con que cuenta el proceso.  Ahora bien, durante el descubrimiento de procesos nos podemos encontrar con varias barreras o nebulosas que debemos sortear y responder con éxito:

  • No se tiene claridad en la asignación de actividades. No se sabe bien ¿Quién hace qué?
  • Se pueden presentar problemas de gobernabilidad en el proceso ¿Quién decide (políticamente) sobre cierta actividad?
  • No se tiene claro sobre los aportes al proceso ¿Quién aporta y con qué?
  • ¿A quién debemos invitar a opinar? -o bien, ¿A quién se debe comunicar las decisiones del proceso?

Una herramienta útil y sencilla que nos permite resolver las preguntas anteriores, es RECI (o en inglés RACI)

¿Qué es RECI?

RECI es una metodología que nos permite asignar roles y responsabilidades en la gestión e implementación de procesos en una organización.  Es muy útil en procesos transversales a distintas áreas, donde la responsabilidad de las tareas no está claramente definida.

El formato es:

Actividades / Roles Rol 1 Rol 2

… Rol n

Actividad 1

     

Actividad 2

     

…. Actividad n

     

Con el fin de tener coherencia en el nombre de cada una de las actividades, RECI trabaja en conjunto con SIPOC, es decir, debemos tener los mismos nombres de las actividades o fases en ambas herramientas. Ese es el inicio de RECI, luego de acuerdo con su metodología podremos desglosar cada una de las actividades en otras más pequeñas para definir de manera correcta sus roles y lograr que cada una de ellas cuente exactamente con un responsable.

Cada una de las letras de RECI representa un nivel de un rol para cada actividad. Así que:

R: Responsable. Es quien tiene la autoridad máxima sobre la actividad. Puede o no actuar en ella, es decir, para una actividad puede ser responsable y ejecutor al mismo tiempo.

E: Ejecutor. Es responsable por la correcta ejecución y resultado de la actividad. Responde a un responsable.

C: Consultado. Es consultado dado que tiene información y conocimientos que sirven de entrada para la actividad.

I: Informado. Es informado de los resultados de la actividad

Metodología RECI, o los pasos necesarios para su implementación

  • Identificar las fases
  • Identificar las actividades que corresponden a cada fase
  • Identificar los roles que ejecutan las actividades
  • Asignar los códigos R-E-C-I
  • Identificar brechas y ambigüedades
  • Redistribuir las asignaciones si fuese necesario

Reglas de ORO. ¡No olvidar!

  • Siempre debe existir un único responsable (R) para cada actividad. Si hay más de uno, se recomienda dividir la actividad en dos.
  • Toda actividad debe tener al menos un ejecutor (E). Si hay más de uno, es bueno cuestionar si se debe o no dividir la actividad.
  • Los códigos C e I pueden repetirse o no estar presentes en la actividad.
  • Puede existir un responsable (R) y que además sea el ejecutor (E) de la actividad (R/E)
  • Un sistema de información puede ser ejecutor (E), pero nunca ser el responsable (R). Ejemplo: un sistema automático

Veamos un ejemplo sencillo de reparar un vehículo, utilizando la metodología RECI, sin olvidar sus reglas de oro.

Lo primero es asignar los roles para las fases definidas.

Actividades / roles Jefe de taller Mecánico Secretaria Supervisor técnico Encargado compras

Junior

Recibir
Auto

R/E

I

       

Realizar Cotización

R E R/E R  

Reparar Daños

E I R R/E

Entregar Vehículo y cobrar reparaciones R/E R/E      

E

Ahora es momento de detectar y resolver ambigüedades, dividiendo las fases en actividades más precisas. De hecho, en el ejemplo tenemos actividades que tienen más de un responsable e incluso más de un ejecutor.

Así las fases “Recibir Auto”, se subdivide en “Recibir Auto”, “Asignar mecánico”, etc.

Actividades / roles

Jefe de taller Mecánico Secretaria Supervisor técnico Encargado compras

Junior

Recibir
Auto

…….. …….. …….. …….. …….. ……..
Recibir Auto

R/E

         
Asignar mecánico

R/E

I

       
Realizar Cotización …….. …….. ……. ……. …….

…….

Inspeccionar vehículo

R

E C

C

   

Estimar costos reparación

I E C

R

   

Obtener aprobación cliente

C

I

R/E

     

Reparar Daños

……. ……. ……. ……. ……. …….
Pedir repuestos     I C

R/E

 

Reparar daños

  E   R    
Probar vehículo C E  

R

   

Entregar Vehículo y cobrar reparaciones

……. ……. ……. …… …… ……
Limpiar vehículo R        

E

Emitir boleta

C  

R/E

     

Entregar vehículo

R/E  

I

     

Herramienta para descubrir procesos – Matriz de Descubrimiento

Sea que debamos partir de cero descubriendo un proceso, o partamos de alguna base creada en la organización, es bueno y obligatorio preguntarse:

  • ¿Desde dónde hasta dónde abarca el proceso? (Alcance)
  • ¿Quiénes nos pueden ayudar en conocer la información relevante del proceso?

Esto no es una cuestión menor. Es primordial. ¿Cómo podríamos comenzar a trabajar en descubrir un proceso sin tener claro esto? De hecho, muchos errores en la definición de procesos se pueden evitar respondiendo las dos preguntas anteriores.

La matriz de descubrimiento es una herramienta simple, no por ello menos poderosa, que nos permite definir el alcance del proceso en el cual se trabajará.

Consta de una serie de preguntas que deben ser resueltas y respondidas adecuadamente. ¿Qué pasa si no se pueden responder? Bueno, yo comenzaría a cuestionar si lo que efectivamente quiero descubrir es o no un proceso.

Recordar que a veces es más fácil o resulta más claro entender cuando parte un proceso y menos claro cuando éste termina.

La matriz de descubrimiento se responde y visualiza de la siguiente manera:

Nombre Proceso Un buen nombre, como por ejemplo “Reparar Auto”
Parte cuándo ¿Cuándo se gatilla el proceso?

Ejemplo: El cliente llega al taller solicitando que se le repare su auto dañado.

Termina cuándo ¿Qué se debe cumplir para dar por terminado el proceso? Para responder esto hay que tener cuidado. No siempre es cuando se entrega el producto o servicio, pueden existir actividades adicionales como una encuesta de satisfacción al cliente.

Ejemplo: Se cobran las reparaciones y el cliente retira el auto arreglado.

Áreas involucradas ¿Qué áreas o roles se ven involucrados?

Ejemplo: recepción, taller, bodega, ventas.

Paradigmas del proceso ¿Cuáles son los paradigmas asociados al funcionamiento del proceso?

Ejemplo: Está orientado a garantizar calidad para clientes personas naturales

Volumen o periodicidad ¿Cuántas veces se ejecuta? ¿Cada cuánto tiempo?

Ejemplo: se reciben en promedio 15 autos diarios y las reparaciones se demoran en promedio 5 días.

 

Herramienta para descubrir procesos – SIPOC

Una vez descubierto el proceso a través de la “Matriz de Descubrimiento”, pueden surgir preguntas más específicas, como: ¿Cuáles son los límites del proceso (interno o externo)? ¿Quiénes interactúan en el proceso (a quiénes hay que satisfacer y a quién necesito para funcionar)? ¿Cuáles son los elementos que fluyen desde y hacia el proceso que se requiere para funcionar? La metodología SIPOC nos ayuda a definir los aspectos mencionados.

SiPOC es un acrónimo de:

  • Suppliers (Proveedores): proveen las entradas.
  • Inputs (Entradas): creadas fuera del proceso y utilizadas dentro de éste.
  • Process (Proceso): grandes fases de la transformación (se nombran de 4 a 6 fases).
  • Outputs (Salidas): creadas dentro del proceso y requeridas fuere de éste.
  • Customers (Clientes): Reciben las salidas del proceso

La metodología para utilizar SIPOC es identificando y respondiéndose de acuerdo con los siguientes pasos u orden:

1º.    Procesos: Identificar entre 4 a 6 fases de alto nivel

2º.    Salidas: identificar lo que genera el proceso

3º.    Clientes: Identificar los clientes que reciben las salidas identificadas paso 2° (internos y externos)

4º.    Entradas: lo que se requiere para que el proceso funcione adecuadamente

5º.    Proveedores: Identificar los proveedores (internos y externos) de las entradas del paso 4°

El esquema de SIPLOC es el siguiente:

sipoc

Ejemplo para proceso: Reparar Auto

ejemplosipoc

Creando Modelos de Negocio con bizagi

Todo profesional agradece tener herramientas que le permitan desarrollar su trabajo de manera fácil, con un alto grado de calidad y productividad. En el ámbito de los procesos, especialmente en el diseño y mejora de procesos de negocio, es fundamental tener una aplicación que permita esbozar rápidamente las ideas que se nos vienen a la cabeza, así como desarrollar modelos completos y profesionales, permitiendo automatizarlos si es necesario.

En el mercado existen muchos software robustos que nos apoyan en modelar procesos, pero son pocos los que tiene la versatilidad para plasmar las ideas y ejecutarlas en tiempo real. Hoy me gustaría hablarles de un software que llevo años usando y que considero uno de los mejores. Lo desarrolla la empresa Bizagi con más de 20 años de trayectoria, logrando conformar un producto que no solo permite modelar y mejorar procesos, sino que además el de tener el control de todas las fases de desarrollo de un verdadero Workflow. Incluye  la posibilidad de modelar procesos, diseñar base de datos y formularios (formas), generar reglas de negocio, así como asignar usuarios a cada una de las actividades. Todo en uno, denominado Bizagi Suite.

Es un software que va a la vanguardia en cuanto a estándares de diseño utilizando la notación BPM. Para quienes no conozcan BPMn (“Business Process Modeling Notation” o en español “Notación para el Modelado de Procesos de Negocios”),  es una notación gráfica estandarizada. Su principal objetivo es ser una notación fácilmente legible y entendible por parte de todos los interesados y responsables del negocio, como analistas, desarrolladores técnicos, gerentes y administradores. Por tanto es un lenguaje común que permite cerrar la brecha entre el diseño de procesos y su implementación.

Bizagi Suite es de pago, pero tiene un módulo completamente gratuito y funcional para el modelamiento de procesos (Bizagi Process Modeler) que puedes descargar desde su página principal.

Una vez descargada e instalada la aplicación veras la siguiente pantalla principal:

Algunas de las características sobresalientes del producto son:

  • Es una pantalla limpia, que se centra en el modelo de procesos, sin estorbar con información inútil.
  • Es muy similar a cualquier otro aplicación de escritorio como Microsoft Office, por lo que la curva de aprendizaje es muy rápida.
  • Puedes modelar un proceso de manera colaborativa, con diferentes usuarios, incluyendo control de cambios.
  • Te permite exportar el modelo en diferentes formatos de imagen y es compatible con Microsoft Visio.
  • Te permite documentar el modelo en Word, PDF, etc.
  • Lo actualizan muy seguido y escuchan a los usuarios para desarrollar sus mejoras.
Tiene muchas otras características que lo hacen ser un software de vanguardia, que no solo te permite corregir ortografía  en tu modelo (incluido el español),  sino que hasta puedes modificar el estilo de la pantalla principal con colores personalizables.

He dejado para el final una de las características que más me agradan y que no he encontrado en otros programas de modelamiento. De hecho en la mayoría de ellos se requiere ir a un  menú, seleccionar el “símbolo” que deseas utilizar.  Lo arrastras o lo insertas, para volver luego a seleccionar otro hasta terminar tu modelo. Todo esto requiere esfuerzo, ¿Por qué no hacerlo diferente? Pues Bizagi lo hace diferente, aunque si bien también posee dicho menú (costado izquierdo de la pantalla principal, como puedes ver en la imagen superior) su funcionamiento innova porque permite tener un menú flotante que se activa cuando seleccionas un “símbolo”. Es como si el software te preguntara: ¿Con cuál “símbolo” seguimos? Y no se queda solo con esa pregunta, sino que inteligentemente una vez seleccionado, te asigna un conector adecuado. De esta manera puedes realizar tu modelo fluidamente sin buscar y perder tiempo entre diversos menús.

Para que no quede dudas de su funcionamiento una pequeña explicación con imágenes:

1° Al seleccionar “Tarea 1” se abre un menú a su costado mostrándonos todas las posibilidades para continuar con nuestro modelo.

modelarenbizagi

2° Supongamos por ejemplo que seleccionamos otra tarea, por tanto el programa la crea cuando la arrastras hacia un costado.

modelarenbizagi2
3° Como he dicho, no solo se queda con crear otro “símbolo”, sino que nos asigna un conector adecuado.
modelarenbizagi3
Considero que este software tiene mucho potencial y personalmente me ha simplificado el desarrollo de modelos de procesos de negocio. ¿Por qué no lo pruebas?

Observación: No tengo relación comercial con Bizagi, ni me pagan por realizar artículos como éstos. Mi interés es aportar con un granito de arena para que entre todos hagamos nuestra vida profesional más productiva.