Herramienta 5S – Detalle de cada una de las “S”

Hemos introducido la herramienta Lean 5S en un artículo anterior. Ahora veremos en detalle el significado y cómo implementar cada una de las “S”.

1.- SEIRI: Clasificar

Remover de nuestra área de trabajo todo lo que no necesitamos, para realizar nuestras operaciones diarias. De esta manera todo lo que es necesario debe estar cerca para la acción, mientras que lo innecesario se debe retirar del sitio.

SEIRI es separar lo que es necesario de lo que no lo es y “tirar” lo que que es inútil.

Preguntas básicas que se hacen en SEIRI:

  • ¿Necesitamos todo lo que aquí se encuentra? ¿Es necesario este elemento?
  • Si un elemento es necesario ¿Están en la cantidad adecuada?
  • Si un elemento es necesario y está en la cantidad adecuada, ¿Es necesario que esté en esta ubicación?
  • ¿Hay objetos que no se usan?

Flujo de acción de SEIRI

Primera "S" Herramienta Lean 5S
Primera “S” Herramienta Lean 5S
  1. SEITON: Organizar

El objetivo es organizar las cosas necesarias para que puedan ser obtenidas fácilmente y cuando se necesiten. Dicho de otra manera: “Colocar lo necesario en un lugar de fácil acceso”

Principios:

  • Mejorar la accesibilidad.
  • Adecuar el contenedor al contenido.
  • Estandarizar contenedores
  • Nada sobre el suelo, todo sobre ruedas
  • Linealidad, mantener los espacios despejados para circular.

Preguntas básicas que se hacen en SEITON:

  • ¿Qué artículos se van a almacenar?
  • ¿Dónde se ubicaran?
  • ¿Qué cantidad se va a almacenar?

Tres puntos claves en relación a organizar. Todo elemento debe ser fácil encontrar, utilizar y regresar.

¿Por qué es necesario?

  • Evita pérdida de tiempo en buscar y localizar elementos.
  • Evita comprar elementos que no se localizan.
  • Evita reemplazar elementos que se encuentran deteriorados por el mal almacenamiento.
  • Evitar tener una imagen negativa de un lugar (desordenado).

¿Cómo aplicarlo?

Paso 1:

Decidir la localización más adecuada del elemento, considerando:

  • La manera más rápida para encontrarlo y utilizarlo.
  • Reducir al mínimo el traslado.
  • Reducir espacio.
  • Evitar movimientos innecesarios y sobre todo perjudiciales (ergonomía).
  • Evitar riesgos o peligros en su ubicación o cercanía con otros elementos.

Para ordenar se deben seguir los siguientes criterios:

  • Seguridad: evitar que se caigan, que no estorben, etc.
  • Calidad: evitar que se deterioren, oxiden, golpeen o se mezclen con otros.
  • Eficacia: minimizar el tiempo para su localización y acceso para su utilización.

Paso 2:

Determinar con claridad y precisión las localizaciones. Una vez determinada, identificarlas para que puedan ser encontrados con facilidad y prontitud. Además debe permitir saber con rapidez cuántas cosas hay en cada sitio (control visual).

Criterios según prioridad de uso:

  • Es posible que se use: colocar en alguna área de archivo muerta. Nulo tránsito.
  • Se usa algunas veces al año: colocar en un archivo o bodega.
  • Se usa algunas veces al mes: colocar en áreas comunes
  • Se usa varias veces por semana: colocar cerca del área de trabajo
  • Se usa  varias veces al día: colocar cerca de la persona
  • Se usa a cada momento: colocar junto a la persona

El control visual es un sistema de comunicación que utiliza imágenes que explicitan mensajes claros y precisos que nos permiten conocer, ubicar y recordar normas de comportamiento en un lugar determinado. De esta manera nos permite saber:

  • Dónde deben estar los elementos.
  • Cuántas cosas deben estar ahí.
  • Cuál es el procedimiento estándar para hacer algo.
  • El estatus de trabajo en curso.
  • Si algo está procediendo de forma normal o no.

Herramientas de control visual:

  • Marcar la ubicación.
  • Uso de letreros, etiquetas o tarjetas.
  • Mapa 5S.
  • Marcar con colores.

3.- SEISO: Limpieza

Mantener en buenas condiciones el equipo de trabajo y conservar limpio el ambiente de trabajo. Pero no es limpiar por limpiar o por un fin estético. Mucho menos contratar una empresa que limpie en mi lugar. El concepto de SEISO no es solo mantener limpio, sino de identificar y eliminar fuentes de suciedad y tomar medidas para que todos los medios se encuentren en perfecto estado.

¿Cómo aplicarlo?

Paso 1: Jornada de limpieza

Limpiar equipos, pasillos, armarios, escritorios, etc. Pero no es solo limpiar, sino identificar un estándar que permita obtener la forma que deben tener las áreas permanentemente.

Paso 2: Determinar las metas de limpieza

Existen 3 categorías o tipos de limpieza:

  • Elementos almacenados (materiales, accesorios, útiles)
  • Equipos (útiles de trabajo, equipos de oficina, máquinas, etc.)
  • Espacios (áreas de trabajo, pisos, paredes, ventanas, etc.)

Paso 3: Determinar las responsabilidades de la limpieza

Se puede usar uno de estas herramientas:

  • Mapa asignación 5S: donde se muestra el área y quién es el responsable de su limpieza.
  • Programa de limpieza: es un documento o tarjeta que muestra el detalle de lo que se debe limpiar, responsable, días y veces en el día.

Paso 4: Determinar métodos de limpieza

Se debe crear un documento o procedimiento que incluya:

  • Propósito de la limpieza.
  • Fotografía, gráfico u otro medio como estándar del área. Además de su asignación para un responsable.
  • Elementos de limpieza y seguridad, además de la manera de utilizar los elementos.
  • Describir actividades de limpieza, como inspección antes y después de finalizar, actividades específicas a realizar, tiempo promedio que lleva hacerlo, etc.

Paso 5: Preparar herramientas y útiles de limpieza

Dejarlos en un lugar específico y prestos a ser utilizados para la acción.

Paso 6: Implantar la limpieza

Realizar las acciones de limpieza con un pensamiento superior a limpiar. Exige realizar un trabajo creativo de identificación de las fuentes de suciedad, tomando las acciones de raíz para su solución, de lo contrario, sería imposible mantener limpio y en buen estado el área de trabajo.

Lecciones que nos deja la limpieza:

  • Cuánto más tiempo transcurre desde que se produce la suciedad y se limpia, más molestia genera.
  • Las mismas personas que trabajan en un área se deben involucrar en la limpieza y su mantenimiento.
  • El desorden no anima a limpiar.

4.- SEIKETSU: Mantener

Significa definir una manera consistente de llevar a cabo las actividades de clasificar, organizar y limpiar. Es consolidar su funcionamiento, evitando tener nuevamente elementos innecesarios o perder los niveles de limpieza alcanzados.

La estandarización es el medio para uniformar criterios y establecer claramente el ¿Qué? ¿Quién? ¿Cómo? ¿Cuándo? ¿Dónde? y ¿Por qué? No deja nada a interpretaciones o inclinaciones personales. Permite además detectar diferencias entre un estado normal de otro anormal, actuando en consecuencia a la situación.

Algunas reglas para lograr mantener el sistema en el estado que se logró con la implementación de las tres primeras “s”. Este es nuestro estándar.

  • Es mejor no ensuciar que limpiar.
  • Colocar énfasis en controles visuales (colores, señas, etc.)
  • Establecer procedimientos y planes para mantener el orden y la limpieza.
  • Crear hábitos para conservar el lugar de trabajo en perfectas condiciones.
  • La idea es que cualquiera pueda distinguir una situación normal de otra anormal, y ésto a través de sencillas normas. Acuérdense de una caja de lápiz, si hay un espacio vacío, inmediatamente se sabe que falta un lápiz.
  • Se debe establecer el cómo actuar para corregir una anomalía.

Algunos ejemplos de estandarización:

  • Impresora: dejar una hoja de color justo antes de las 5 últimas. Cuando dicha hoja salga impresa, quiere decir que el dispositivo requiere que se le recargue con nuevas hojas.
  • Papeleros: cada papelero con un color que identifique el tipo de desecho que se debe incluir ahí.
  • Carpeta: ordenadas por colores. Cada color significa un tipo de archivo. Si al observar el estante, existen carpetas de colores mezcladas entre sí, se sabe inmediatamente que no están en el lugar correcto.

5.- SHITSUKE: Disciplina

Significa crear las condiciones que fomenten el compromiso para formar el hábito con las actividades relacionadas con las 5S. Requerimos disciplina, porque nuestra tendencia natural es volver al estado inicial. Debemos profundizar en:

  • Trabajar permanentemente de acuerdo con las normas establecidas.
  • Hacer de la organización, orden y limpieza una práctica diaria.
  • Realizar evaluaciones periódicas para identificar desviaciones y nuevas oportunidades de mejora.

Algunos pasos que pueden ayudar en fomentar la disciplina:

  • Usar ayudas visuales
  • Publicar fotos de antes y después
  • Establecer rutinas diarias, mensuales y semestrales de aplicación.
  • Realizar evaluaciones periódicas. ¿Cómo vamos?

Herramienta 5S – Hacer de manera uniforme y eficiente

5S es un principio básico de Lean. Tiene un enfoque sistémico de mejoras duraderas en el tiempo, que influye en la motivación, satisfacción, resultado, seguridad, productividad y calidad. No es exclusivo para un tipo de cultura, organización o profesión y se puede aplicar desde un escritorio hasta un puesto de una línea de montaje.

Su objetivo es crear el hábito de respetar lo establecido, definido y acordado.

5S representan principios expresados en 5 palabras japonesas que comienzan con la letras “S”:

 

Japonés Español Concepto Objetivo
SEIRI Clasificación Separar innecesarios Identificar y reparar materiales necesarios de los innecesarios y eliminar éstos últimos.
SEITON Orden Situar necesarios Organizar de manera eficiente el espacio de trabajo, ubicando e identificando los materiales para facilitar y hacer más rápido su localización.
SEISO Limpieza Suprimir suciedad Identificar y eliminar fuentes de suciedad, para mantener limpio lugares de trabajo, herramientas y equipos.
SEIKETSU Estandarizar Control Visual / Identificar anomalías Distinguir situaciones anormales, mediante normas sencillas y visibles para todos. Mantener y mejorar los logros obtenidos
SHITSUKE Auto-Disciplina / Hábito Seguir mejorando Trabajar permanentemente de acuerdo con las normas establecidas.

Las primeras tres palabras: clasificación, orden y limpieza, pueden resultar a simple vista triviales e incluso domésticas; pero estos tres conceptos son el primer paso para comenzar con un proceso de mejora continua, para ser más eficientes en un entorno seguro y agradable.

5S no es una filosofía orientada a lo estético, sino que busca mejorar y mantener las condiciones de organización, orden y limpieza, para ayudar a impulsar mejores condiciones de trabajo, seguridad, clima laboral, motivación personal, eficiencia, etc. Apalanca la calidad, la productividad y la competitividad.

¿Cuáles son sus beneficios?

  • Logra obtener un lugar de trabajo más limpio, mejor organizado y seguro. Facilitando las tareas de aseo y limpieza.
  • Libera espacio útil.
  • Disponer de un sitio adecuado para cada elemento de trabajo.
  • Menor costo de inventarios por no tener objetos innecesarios.
  • Mejora el control visual de las áreas de trabajo, eliminando las pérdidas de material y facilitando las pérdidas de materiales.
  • Facilita la identificación de defectos, errores y averías.
  • Se logra una operación de actividades más fácil y segura. Reduce el tiempo de acceso a material, documentos, herramientas, etc.
  • Mejora la vida útil de los equipos.
  • Genera una imagen positiva.
  • Estimula la generación de nuevas ideas.
  • Mejora la disciplina de trabajo.
  • Se logra conocer en profundidad el equipo y elementos de trabajo. Algunos pueden decir que saben diferenciar el ruido de una máquina para saber si está en buen estado.

¿Qué no es 5S?

  • No es hacer la limpieza u ordenar porque vienen visitas o clientes.
  • No es una cuestión meramente estético, sino que busca la funcionalidad y eficacia en el quehacer.
  • No es una moda.
  • No es un programa motivacional, donde se crean eslogan, afiches u otro material.

Lean y la efectividad personal

“LEAN” busca eliminar los desperdicios en todo lo que hacemos. Más que una técnica, hoy se ha transformado en una filosofía de trabajo, una manera de operar. Se puede traducir como esbelto o sin grasa, reduciendo al mínimo lo que no genera valor. Nació en una empresa manufacturera, pero con el paso de los años está abarcando a todo tipo de industrias.

Para “LEAN” un proceso es perfecto si éste no genera desperdicios.  ¿Cómo así? Un proceso sin desperdicios es aquel que tiene todo lo que necesita para ser ejecutado, se realiza solo cuando debe ser hecho (ni antes ni después), fluye de manera perfecta y se hace sin errores. Mientras menos desperdicios genera un proceso, más efectivo es en la creación de valor.

Lean ocupa 3 clasificaciones para los desperdicios:

  • Muda o innecesario: todas aquellas actividades innecesarias dentro de los procesos. Transporte, demoras, defectos, movimiento, trabajo adicional, etc.
  • Mura o falta de equilibrio: son actividades que no nos permiten trabajar de manera consistente o sin variación en lo que hacemos.
  • Muri o absurdo: se refiere al uso poco razonable de personas, equipos o sistemas, producto de demandas que exceden su capacidad. Un ejemplo típico es el uso de equipos en una actividad para la cual no están diseñados.

Lean se apoya en diversas herramientas. No quiero ser exhaustivo, pero me gustaría nombrar las siguientes:

  • 5 “s”: busca un funcionamiento más eficiente y uniforme de las cosas que se hacen.
  • JIT (Just in time): El concepto es terminar de producir el artículo o parte de él, justo en el momento que es requerido por el cliente. Se reduce inventario y costos.
  • Kanban: el objetivo es controlar la producción y mejorar los procesos.
  • TPM (Mantenimiento Productivo Total): crea un modelo organizativo para maximizar la eficiencia de todo el sistema.
  • Verificación del proceso (JIDOHKA): son sistemas integrados al proceso que verifican la calidad. Lo que hace es comparar un parámetro estándar/óptimo con lo que está ocurriendo en el proceso, si existe diferencia el sistema se detiene con el fin de corregir inmediatamente el problema.
  • Dispositivos para prevenir errores (POKA YOKE): son mecanismos que ayudan a prevenir errores antes de que ocurran. Lo que busca es eliminar defectos del producto, corrigiendo errores lo antes posible.
  • Indicador Visual (ANDON): básicamente es una alarma, indicador visual, auditivo o señal para mostrar el estado de la producción.  El indicador visual está en un tablero y a través de colores con diferentes significados, nos muestra las condiciones del trabajo.
  • Cambio rápido de modelo (SMED): son un conjunto de técnicas que permiten realizar una operación con un cambio de modelo en menos de “x” tiempo. Por ejemplo, acortar el tiempo de preparación de una máquina al mínimo, que permita producir en pequeños lotes por un poco período de tiempo.
  • Mejora continua (KAIZEN): busca incrementar la productividad, mediante el control de reducción del tiempo de ciclo, estandarización de criterios de calidad, métodos de trabajo, eliminación de desperdicios, etc.
  • VSM (Value stream management): La gestión de la cadena de valor, es un enfoque estratégico y operativo que permite capturar datos, analizar, planificar e implementar cambios específicos en los procesos. Cuenta con una situación actual, otra futura y por consiguiente una brecha, donde se establecen acciones necesarias por realizar.
  • Ishikawa (espina de pez o análisis de causa efecto): herramienta de análisis para dar solución a problemas.

¿Qué tiene que ver todo ésto con la efectividad personal? Para responder analicemos primero los principios Lean: hacer las cosas de manera eficiente, eliminar todo lo que no genera valor, enfocarse en hacer lo que importa. En fin, trabajar de manera inteligente. ¿Les parece que éstos son los mismos principios de GTD?

GTD nos entrega un conjunto de hábitos productivos concretos, haciéndonos sentir bien con las cosas que hacemos y con aquellas que dejamos de hacer. Nos permite decidir mejor a través de un sistema actualizado que incorpora un proceso de tomas de decisiones sistémico. Hacemos lo que debemos hacer en el momento adecuado. GTD es Lean. Es un método que tiene pocos desperdicios y está enfocado en generar valor en lo que hacemos para cumplir con nuestros objetivos.

¿Estás haciendo tu tarea sin desperdicios? ¿Es la mejor manera de hacerla? ¿Cómo sabes si la tarea cumple con los estándares que se esperan de ella? ¿Existen partes de tu trabajo que puedes estandarizar o automatizar? ¿Conoces los cambios que debes hacer en tu trabajo para mejorar tus resultados? ¿Cómo analizas problemas?

Creo que GTD y Lean pueden trabajar juntos para dar respuestas a estas preguntas…

Involucrar al Equipo. Ese concepto olvidado.

La importancia de trabajar en equipo no se pone en duda. Lo vemos en todos lados: en el aviso de empleo, en entrevistas laborales, en desarrollos internos que ayuden a potenciarlos. De hecho se establece como dogma que dos o más personas, con experiencias y ayuda  adecuada, se ponen de acuerdo para realizar una acción todo sale mejor. Pero eso es en teoría.

Lo que ocurre con el equipo y que transforma lo que hace en algo excelente, bueno o malo,  tiene directa relación con sus integrantes, su jefatura y su metodología. Por tanto no es tan sencillo decir: “Voy a contratar a los mejores analistas para realizar esta mejora”, o “estamos implementando este proceso de comunicación interna” o “esta jefe tiene una gran experiencia en el tema” para conseguir buenos resultados. No es tan fácil.

Actualmente está muy de moda fomentar la relación del equipo a través de paseos, almuerzos, día de cumpleaños y un largo etc. Esto es importante hacer, pero no es lo fundamental. Las relaciones humanas son complejas y el almorzar juntos no garantiza que el equipo funcione bien. De hecho muchas empresas se centran solamente en eso, creyendo que si un equipo se conoce o  son “casi amigos” trabajarán mejor. ¡Falso! Se olvidan de fomentar acciones  como nivelación de conocimientos, reuniones realmente efectivas, metodologías productivas, asignación eficiente de responsabilidades, capacitaciones cruzadas que realicen sus mismos integrantes, entre otras muchas cosas. Para conseguir resultados debemos trabajar en equipo y para ello debemos actuar como tales. 

Me gustaría centrar su atención en un concepto olvidado: “Involucrar”. La frase que a continuación expongo lo dice muy bien:

Dime y lo olvido, enséñame y lo recuerdo, involúcrame y lo aprendo. (Benjamín Franklin)

¡Esa es la clave! No sacamos nada con decir solamente lo que tiene que hacer un equipo o en el mejor de los casos mandarlos a cursos y charlas para que aprendan nuevas metodologías, si en el largo plazo no están involucrados con lo que se debe hacer y no comprenden el aporte que están realizando en sus organizaciones. Este es el primer paso. Si logramos involucrar al equipo en lo que está haciendo, todas las demás acciones resultan ser implementadas más fácilmente.